上周和朋友小C聊天，和我大吐苦水 – 她的工作室秋季上新，SKU暴涨，库存彻底乱了套。
“Excel表里明明写着米色S码还有5件，仓库里翻了个底朝天只找到3件”，根本没办法确认，每次都得凭记忆。
想找个系统用，研究了下，要么就是太复杂没必要，要么就是要花不少钱。
小C苦恼：“有啥简单点的解决办法吗”
我说不如就试试飞书多维表格，用表格搭一套简单的自动化库存管理系统来用。零代码、零成本，用1小时就能搭建完成并使用，从此告别”表格传来传去”的低效协作。
那么今天就聊聊这个用飞书多维表格搭建的库存系统
一、为什么不选择Excel？
Excel最缺少的就是协同和自动化，人手一个版本传来传去，最终可能会因为版本混乱导致数据差异，这个就是我们说的协同差，再就是，数据的变更和预警还需要人工提醒，自动化能力差。
飞书多维表格的好处在于：把数据相当于装进一个”活的系统”。我们可以多人协同去编辑表格，可以设置不同人的权限，尤其是我们可以设定一些自动化规则，当库存数量减少，或低于预警线时，会通过飞书消息自动实时提醒对应的人。而且免费版本也足够使用。
| 对比维度 | 飞书多维表格 | Excel |
|---|---|---|
| 多人协作 | 实时同步，多人同时编辑不冲突 | 需手动传文件，易出现版本混乱 |
| 自动化能力 | 可以设定自动化规则，满足条件自动飞书消息提醒 | 需写复杂代码和函数 |
| 可视化程度 | 看板/画册/日历视图，直观展示表格数据 | 纯表格展示，需手动筛选 |
对于有系统需求且追求低成本的中小团队来说，多维表格或许是一个不错的选择。
二、多维表格版的库存管理系统怎么用？
来吧，我们看看如何使用这个多维表格版的库存管理系统。
1.怎么初始化录入货品信息
①直接在货品库存台账表中，录入货品的基础信息，如名称、类型、单位、规格型号和描述等
②录入后，在货品清单中会生成一条对应的记录，也就是这条货品我们新增成功了 （新增后库存为0）
2.如何入库
①我们在入库表中新增入库信息
②入库明细会记录相应的入库货品，入库数量
③相应的，货品库存台账表中，对应的入库数量就会增加
如果到货的是已有货品，只是补货，那我们直接选择货品然后填写入库单即可。
3.如何出库
和入库操作相反，打开「出库表」，点击“+新建”，创建一条出库记录。同样的，并在“关联商品”字段中选择已有的那个商品即可。库存会自动更新。
通过这几张表格，我们就实现了轻量化的库存管理系统，可以进行获取信息管理，库存台账管理，以及入库出库等操作。
三、搭建库存管理系统前，需要做什么
老规矩，我不会一上来就讲功能性的操作，这样即使按步骤搭建出来了，其实也很难理解为什么这么做，如果后面要根据自己的实际需求来调整，可能就不会操作了。
所以，我们还是先从业务需求聊起。
我们先想清楚自己的需求和流程。
基础的库存管理，无非就是管理整个货品信息，以及对应的库存信息，另外就是平时会进行入库和出库的操作，相应的对应货品库存信息也在动态变化，比如入库就是+1，出库就是-1.
我们可以先问自己几个问题：
1.谁使用这个系统：一般就是库存管理员来使用。
2.怎么使用：
（1）如果到货的是全新货品（之前系统里没有）
①打开货品信息台账表，把新货品所有基础信息（名称、规格等），都录进去（此时它的库存为空）
②打开「入库表」，点击“+新建”，创建一条入库记录。
③在入库记录的“关联商品”字段中，搜索并选择你刚刚在商品信息表里创建的那个新商品。
④填写本次入库的其他信息：数量、单价等。
⑤货品信息台账表中对应货品的库存就会自动增加本次入库的数量。
（2）如果到货的是已有货品（只是补货）
只需要做②到⑤步，直接在「入库表」中新建记录，并在“关联商品”字段中选择已有的那个商品即可。库存会自动更新。
（3）如果是出库
打开「出库表」，点击“+新建”，创建一条出库记录。同样的，并在“关联商品”字段中选择已有的那个商品即可。库存会自动更新。
以上，基本就是这些操作。所以接下来，我们就根据这些操作，抽象出我们需要在多维表格搭建哪些表格和功能。
四、如何搭建库存管理系统
步骤1：创建表格
在多维表格搭建系统，首先就是要把表格搭建好。表格相当于是系统的骨架，是系统的基础。
基于我们的需求，库存管理表核心需要三张表：
- 货品库存台账表：记录所有货品的基础信息，以及对应的库存信息
- 库存入库管理表：记录所有的入库明细数据。
- 库存出库管理表：记录所有的出库明细数据。
步骤2：配置表格字段
字段，也就是决定每个表格具体管理的内容是什么，字段设计决定数据质量，避免后期记录混乱。
1.货品库存台账表
记录所有货品的基础信息，以及对应的库存信息，我们可以设置如下这些字段
2.库存入库管理表
在这张表里，我们记录所有的入库明细数据。
大概逻辑就是，我们从货品库存台账的表里选择需要入库的商品，然后填写入库数量，入库人，拍个图片，就算是入库成功了。
步骤3：配置自动化规则，出库自动提醒
多维表格的工作流功能，我们可以设置一些自动提醒的规则。比如，当出库的时候，就给对应的领用人发一条飞书消息，提示出库成功。
步骤4：仪表盘可视化
可视化仪表盘：让库存数据”说话”
其实仪表盘这个功能我们介绍的很多了，当老板需要对货品库存一目了然，这时就需要把表格信息变成可视化的图表。
为什么需要仪表盘？
老板要知道哪些物品滞销，仓库管理员要知道哪些库位满了，采购要知道哪些该补货——仪表盘就是把这些信息变成一目了然的图表。
到了这一步，表格和字段有了，自动化提醒也有了，仪表盘也有了，我们可以通过这个表格进行日常库存管理了。
但是经常会有朋友问到，感觉录入数据不大方便，不知道去哪录，总感觉像是在维护一个Excel表。
其实我们可以把多维表格的样式来变一变，变的更适合用户去操作。
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