周一早上，小李把手机翻回三天前。建材群里 47 条消息，混着装修队老板的寒暄、供应商的报价等等。她一条条往下划，挑出属于订单的那几条——一条语音，两张图，六条打字。
先听那条语音。一个客户说”300乘600的瓷砖，要40箱”。小李抄进Excel，写客户名的时候愣了一下，上次这个客户改过一次数量，从30改成40，改的那条消息翻了半天才找到，也不敢确定这就是最新的。
这种事在他们这种批发档口，几乎天天有。这家店做了七八年，两个门市加一个小仓库，五六个人，客户攒了两百多个，全在几个微信群里泡着。
小李现在每天早上打开这张表，看到的是分好类的一条条记录：客户名、产品、数量、交期，齐齐整整。语音转来的、图片转来的、客户自己在表单里填的，全都按同样的格式摆在一起，谁看都懂。
单价关联产品表自动带出，金额自动算好。状态改成”已确认”时，一条飞书消息自动推给仓库那边负责发货的人
小李也不用根据客户语音自己录入表格了，直接把客户语音转成文字提交到表格，表格根据AI提取产品名称、数量和交期并自动填到表格里
这套东西怎么搭起来的，从最开始那个”能不能自动抓群消息”的念头讲起。
群里接单的痛点
小档口做建材批发，客户大多是熟客——装修队、二级批发商，加了微信就在群里下单，没人愿意专门装个进销存系统再学半天怎么用。
群里下单有个躲不开的问题：格式不统一。有人发语音，有人拍张图说”照这个来”，有人打字但漏了交期，有人改了数量却没说清楚改的是哪一单。业务员每天要做的事，其实是把这些七零八落的信息，在脑子里重新拼成一张标准的订单。
我一开始想的是，能不能让工具自动去群里把这些消息抓出来。但不现实，因为微信的封闭性，没法去里面抓取消息，市面上说能”自动抓群消息”的工具，要么接口不稳定动不动就掉线，要么干脆是让你手动导出聊天记录再处理，跟”自动”没什么关系。硬做风险还不小，微信对这类行为是要限制甚至封号的。
所以退而求其次，要换个思路，不是想办法让系统伸手进群里抓数据，是把接单这件事，从群里挪出来一部分。
先把订单的样子定下来
首先我们得先想清楚一张订单该有哪些字段。表没建利索就急着上自动化，配了也白配。
大概是两张表：
①【接单记录表】，字段不多：客户名称、产品、数量、单价（关联产品表带出来）、金额（自动算）、要求交期、备注、录入方式、状态，还有一个专门存”客户原话”的长文本字段——这个字段待会儿有大用。
②【产品价目表】，就是货品清单：产品编号、品名、规格、单价、单位。接单表的”产品”字段关联到这张表，单价自动带过来，金额自动算，不用每次手动敲计算器。
这两张表不用自己一个字段一个字段建，我把 AI 建表的指令整理好了，放在文末，复制发给飞书 AI 就能直接生成，连示例数据都配好了。
接单入口挪出群
把接单表做成一张【表单】，生成一个填写链接（也能出二维码），发到群里置顶——这是整套方案里挪动最大的一步。
在【接单记录表】的表格视图上方，点【生成表单】，会按现有字段自动生成一张表单，单选、多选这些字段设置好的选项，表单里照样能用。表单标题改成”XX建材下单表”，描述里写一句”下单请填这个”。
这里注意的是别把字段设计得太复杂，客户填起来嫌烦就不填了。客户名、产品、数量、要求交期，四个必填项够用，备注留个选填的就行。
表单做好后，点右上角【分享表单】，开启”组织内/互联网上获得链接的人可填写”，复制分享面板里单独给出的表单链接，或者直接生成二维码，往群里一发，置顶。
老客户扫一次码，存进手机主屏幕，以后下单直接点开填，三个字段填完提交，数据直接进表，不用任何人转抄。
当然了，这是理想情况，你不能指望所有用户都按你的思路来。
考虑到客户的实际情况，有的就是原因发语音发图片，这个阻止不了。
对于坚持发语音图片的客户，怎么办呢？
我们只能从尽量减轻业务员的工作量的角度来出发。
比如用户发的是语音，我们直接用微信自带语音转文字功能，长按语音条一转，把文字复制出来，丢给多维表格提单，然后让AI来帮我们提取信息并自动录入表格。
比如用户发了一句“卢生您好，上次那批300乘600的瓷砖不够用了，这次要40箱，这周四能到吗，实在不行周五也行，货款还是老规矩月结。”
我们把文字复制出来，黏贴复制提交。
AI会自动提取关键信息并填入到表格。
这个背后是多维表格的一个工作流来实现
工作流里面嵌入AI agent节点，来帮我们完成。
当然有些信息还得业务员补充完整，比如客户名称，这个少不了。但我们可以尽量的减少人工操作。
这个是语音的案例，图片也是一个道理，我们可以用AI图片识别然后把信息自动填入多维表格。
这一步做完，业务员的活从”一条条抄”变成”转发文字+核对四个字段对不对”，一条十几秒。
不足之处
当然这套东西肯定不是万能的，其实你会发现它不能完全释放业务员的手工工作。
这是正常的，现实工作场景下，有很多情况，比如有的客户手机都不怎么会用，有的就喜欢发微信语音，有的还说方言…期望AI和自动化能解决一切，这本身就不大可能。
我们能做只能说是，尽量把工作流程标准化，把数据标准化，并且可以结构化的留档，更进一步就是让AI参与进来，减少无效的人工操作，做到这一点后，就已经很不错了。
另外AI的识别也不是百分百准确，一句话里带了两个产品，都可能提不准。但是我们的工作从以前自己手动录，变成检查AI的“工作成果”，对不上的手动改，花不了几秒钟。
当然啦一天就两三单的话，这套东西真没必要折腾。表单加 AI 字段配起来要花点时间，单量小群里手抄反而更快。
最后
上周有个客户在群里问”我上次说的那批货到底改没改成功”，小李直接打开表，找到那条记录截图给他看备注——备注里写着改动的时间和原因，客户没再追问。
本来靠人脑记的那点信息，挪到一张表里存下来，能被找到，事就这么简单。
附：多维表格搭建 Prompt
帮我创建一个「建材批发接单系统」多维表格,包含两张数据表,
把字段关系、公式一并建好,并填入示例数据。
【表一:产品价目表】
字段:
- 产品编号(文本)
- 品名(文本)
- 规格(文本)
- 单价(数字,保留2位小数)
- 单位(单选:箱 / 支 / 米 / 片 / 瓶)
示例数据:
G001, 瓷砖, 300×600哑光, 45.00, 箱
G002, 云石胶, 白色, 18.00, 支
G003, 波纹管, 25mm, 3.50, 米
G004, 美缝剂, 白色, 25.00, 瓶
【表二:接单记录表】
字段:
- 订单号(自动编号)
- 客户原话(多行文本)
- 客户名称(文本)
- 产品(关联字段,关联到「产品价目表」)
- 单价(查找引用字段,引用「产品」所关联记录的「单价」)
- 数量(数字)
- 金额(公式字段:数量 * 单价)
- 要求交期(日期)
- 备注(多行文本)
- 录入方式(单选:客户扫码填 / 业务员代录)
- 状态(单选:待确认 / 已确认 / 备货中 / 已发货)
示例数据(请把「产品」这个关联字段也一并选好):
客户原话="卢生您好,上次那批300乘600的瓷砖不够用了,这次要40箱,这周四能到吗,实在不行周五也行,货款还是老规矩月结。", 客户名称=东莞骏发装饰, 产品=G001 瓷砖, 数量40, 要求交期2026-08-28, 备注="周五也行,货款月结", 录入方式=业务员代录, 状态=待确认
客户原话="客户发了张图,是25毫米波纹管,图上写要200米,便签上还写了下周一要。", 客户名称=未说明, 产品=G003 波纹管, 数量200, 要求交期2026-08-31, 录入方式=业务员代录, 状态=待确认
客户原话=(客户通过表单直接填写,无需转录), 客户名称=佛山华兴五金店, 产品=G002 云石胶, 数量10, 要求交期2026-08-27, 录入方式=客户扫码填, 状态=已确认
两点要求:
1. 「接单记录表」的「产品」关联到「产品价目表」,「单价」用查找引用带出,「金额」公式=数量×单价
2. 建完后请自查:G001瓷砖40箱金额应为1800.00,G003波纹管200米金额应为700.00,G002云石胶10支金额应为180.00
建完后我会手动补这几样(AI 不用配):
- 在「接单记录表」的表格视图上方点「生成表单」,生成一张下单表单,用于客户扫码直接填单
- 「接单记录表」的「客户名称」「产品」「数量」「要求交期」四个字段,各配一个「自定义 AI 自动填充」字段捷径,读取「客户原话」字段。规则:只提取原话里明确提到的信息,没提到的一律填"未说明",不要猜不要编;交期转成 YYYY-MM-DD 格式;输出格式客户名称/产品选文本,数量选数字,要求交期选日期
- 自动化:状态改为"已确认"时,推送一条飞书消息给负责发货的人,带上客户名/产品/数量/交期
