📌 一张应收台账表，让每笔货款的账期自己算、逾期自己弹提醒，不用再靠脑子记、翻 Excel 对。
月底那几天，老王最难熬。他做五金外贸，二十几个长期客户，账上这个月要付供应商货款、还要发工资，可银行卡余额不够看。他心里清楚客户欠着不少钱，可到底谁欠多少、哪几笔早该收了、哪笔还在账期内，翻了半天 Excel 也理不出个头绪。最后只能挨个给销售打电话问，销售也支支吾吾。
拖款这事，做 B2B 生意的老板没一个不头疼。货发出去了，钱要三十天、六十天甚至九十天后才回，中间全靠垫。可怕的不是账期长，是你根本不知道哪笔到期了、逾期了多少天——等想起来去催，客户一句“下个月吧”，你的现金流就又被拖一个月。
后来我帮老王用飞书多维表格10分钟搭了一张应收台账。每笔单录进去，表自己算还有几天到期、逾期了几天、这个客户总共还欠多少；快到期和已逾期的，每天自动弹条消息提醒负责人去催。搭完后他说，最大的变化是他终于知道钱都卡在哪儿了。
这张表其实非常简单，录客户，维护金额和日期，然后通过公式自动计算和提醒。
为什么Excel不行呢
用 Excel 记，最大就两个问题。一是它是死的，不会提醒你。到期日填在某一列，可它不会到点跳出来喊你，全靠你自己记得去翻、去比对今天的日期，一忙就忘。二是它算不清账龄。你想知道“逾期超过 30 天的有哪些”“客户 A 总共还欠多少”，得现拉筛选、现敲 SUM，几十笔单对下来眼睛都花了。
说白了，应收管理的核心不是记录，是预警。在钱该收的时候有人提醒你去收。Excel 只会记录，不会预警。这正是多维表格能补上的。
怎么搭：一张应收台账，几个字段搞定
这张有计算有提醒的表，其实非常简单，就一张，我们叫它“应收台账”。每笔要收的款就是一行。
字段分三类：一类是你手填的基础信息，一类是让表自动算的，还有一个是自动判断状态的。
手填的很简单：客户名称、合同订单号、应收金额、已收金额、约定收款日、负责人。这些是你签单时本来就有的信息，录一次就行。
剩下的我们就交给公式。未收金额用一个公式，应收减去已收，客户还欠多少一目了然。距到期天数，它拿约定收款日跟今天对比，还有几天到期、或者已经逾期几天，每天自动刷新。有了这个数，后面的状态和提醒就都好办了。
我们重点说说这几个公式
1.先算未收金额，最简单：
未收金额 = 应收金额 - 已收金额
2.再算距到期天数。飞书里两个日期相减得到的是时间天数
距到期天数 = DAYS([约定收款日],TODAY())
结果是正数，代表还有几天到期；是负数，就是已经逾期了几天。有了这个数，状态标签就能自动打出来。
3.最后我们用一个 IF 公式，把每笔单归到四种状态里：
状态 = IFS([未收金额]=0,"✅ 已结清",[距到期天数]>3,"🟢 正常",[距到期天数]>=0,"🟡 即将到期",TRUE,"🔴 已逾期"&ABS([距到期天数])&"天")![图片展示的是多维表格中“状态”字段的设置界面。标题为“状态”，字段类型为“公式”，公式内容为“IFS(\[未收金额\]=0,”已结清“,\距到期…”，字段格式为默认。该图片与上文“最后用IF公式把每笔单归到四种状态里”的内容相关，直观呈现了设置状态字段时的公式填写界面，帮助用户了解如何通过公式实现状态自动判断和显示。
逻辑很直接：钱收齐了就是已结清；没收齐、又过了到期日，就红牌“已逾期 X 天”；还剩三天以内到期的，黄牌提醒你准备催；其余绿牌正常。这四个状态会随着日期每天自动变，你打开表，红的黄的一眼就跳出来。
自动提醒：到期前和逾期，飞书自动消息提醒
状态会自己变还不够，你总不能一天盯八回。真正解放人的是自动化：让表每天替你查一遍，把该催的直接推到负责人手机飞书上。
在多维表格的自动化里，配一条这样的流程：每天早上九点，自动筛出状态是“即将到期”或“已逾期”的记录，逐条给对应负责人发飞书消息，“客户 A 的货款 ¥58,000，今天逾期第 2 天，请尽快跟进催收”。负责人收到就去催，催完把已收金额一填，状态自动变绿，第二天就不再提醒他了。
这一步是整套系统从“能看”变成“会管”的关键。人会忘，流程不会。
账龄分析：每个客户欠多少，一屏看清
单笔看完了，如果你还想从客户维度看：到底哪个客户是拖款大户？咱们就可以在多维表格用一个分组视图解决。把台账按“客户名称”分组，每组底下自动汇总未收金额合计，谁欠得最多、谁老是逾期，排在一起清清楚楚。下次这个客户再来下单，你心里就有数了——是不是该先让他把上一笔结了。
再加一个按“状态”分组的看板视图，所有红牌逾期的自动归成一堆，扎眼得很。每天上班先扫一眼这堆红的，今天该催谁,一目了然。
结尾
回到老王。这张表用了一个多月，他现在每天上班第一件事就是打开看那堆红黄标记，该催的当天就催。表还是那张表，值钱的是它每天替他盯着、到点提醒。
这套东西搭起来很简单。你要是也常被客户拖款、被现金流卡脖子，不妨照着搭一张自己的应收台账，先把手上几笔账录进去跑跑看。
附：多维表格搭建指令
把下面这段复制到飞书多维表格的 AI 建表里，可一键生成这张应收台账。
帮我创建一个「应收账款台账」多维表格，包含一张数据表：
【应收台账】每笔要收的款一行
字段：
- 客户名称（文本）
- 合同订单号（文本）
- 应收金额（数字，货币）
- 已收金额（数字，货币）
- 约定收款日（日期）
- 负责人（成员）
各字段的逻辑如下：
- 公式字段「未收金额」= 应收金额 - 已收金额
- 公式字段「距到期天数」= (约定收款日 - TODAY()) / 86400000
- 公式字段「状态」= IF(未收金额=0,"✅ 已结清", IF(距到期天数 > 3,"🟢 正常", IF(距到期天数 >= 0,"🟡 即将到期", CONCATENATE("🔴 已逾期",ABS(距到期天数),"天"))))
- 自动化：每天9点筛出状态为「即将到期/已逾期」的记录，逐条给负责人发飞书消息催收
- 视图：按「客户名称」分组并汇总未收金额；再建一个按「状态」分组的看板-End-
