让表哥表姐原地起飞的工具 – 飞书多维表格

朋友小C在一家小公司做行政，要用表格来收集和管理全公司人员的出差计划，小C有一张excel，密密麻麻的记录所有人的行程，她的excel用的贼溜，什么函数公式、数据透视表、图表展示等都炉火纯青。

但是最近她遇到了一些困惑

第一、这个工作太费时，有没有办法让员工自己去表格填写，并且只能编辑修改自己的出差数据？

第二、能不能和飞书打通，当到一些重要事件节点时，系统自动给对应人员发个通知？

可见她已经对这种低效工作提出了自己的质疑，但是这个工作又不能不做。小C所在的初创工作，业务并不算复杂，我说，反正你们用飞书，不如试试飞书的多维表格？

小C琢磨着捣鼓了一会，感觉还是不大会。最后做出来一个表和excel差不多，并没有用到多维表格的精髓。因为多维表格其实并不是单纯的excel表格，其实它本质上已经超脱了表的概念，更像是一个轻量的无代码数据管理系统，里面涵盖了数据的协作编辑、自动化通知以及权限等能力。

行，我说那帮你来实现一下这个事情。

思路

小C管理的业务其实很简单，

出差前：当有人员计划出差的时候，就写一下自己出差的月份、计划出发和返程日期、去哪个城市出差、出差的目的，还有预计的费用。然后上级做一个简单的确认。到计划出发日期前一天提醒一下出差人员。

出差中：记录出差的一些相关信息，最好能再打个卡。

出差后：做一些数据的统计。

开始

1、

新建一张多维表，把所需填写的字段都维护到表格里

比如你希望人员填写哪些内容、如计划出发和返程日期、去哪个城市出差、出差的目的等等

刚才说过，多维表更像一个数据管理系统，数据表是多维表格的核心，其他所有功能都基于此表展开。列是字段，行是记录。和普通表格不同的是，多维表格每列字段的数据类型是固定的，比如出差时间，我们选的是日期类型字段，备注，选的是文本类型字段，出差人员，选的是人员类型字段……

这个表建好后，就可以把表格链接发给对应的人员去填写了。

填写数据也是有两种方式

第一种，直接在表格里添加记录

重点说第二种，这个就是多维表格和普通表格不一样的地方了

我们添加一个“表单视图”

会发现多维表会根据字段，自动生成了一个表单填写的样式

这个样式，对填写人员来说，看起来更友好

手机也可以直接打开链接来填写，填写的数据也会自动录入到数据表里

2、

小C问到，当我新增一条出差记录时，希望提醒到申请人的直接上级，然后让上级做确认，这个可以吗？

当然，这里就是多维表格的另一个优势了

在右上角的自动化这里，我们可以配置流程

如下

我们可以配置为，当出差表格新增记录时，就查找新增的那条记录里的直接上级，然后给直接上级发送飞书提醒。

这样，上级就会收到飞书提醒，直接在提醒中打开链接来确认了

如何确认？

简单的办法，我们可以加一列复选框字段，确认了打个钩就行

小C又问，打了勾之后，我想让申请人也收到提醒，告知他上级已确认，这个是不是不行？

当然可以，我们同样去自动化，再新增一个流程

逻辑是一样

我们配置为当修改记录时，且是确认出差计划字段变为已勾选，就给到对应的出差人员一个提醒。这样就OK了

提醒的内容都可以自定义。

“这样确实就方便太多了”小C点了个赞说，“再也不用挨个线下去通知这些人了”

那到计划出发日期前一天要如何提醒出差人员呢？小C说这个我会了，我自己去自动化里新增一个流程。

3、

做了表，自然少不了数据看板

小C每周都会在excel做一张图表截图给到老板，那么多维表格的仪表盘，可以快速帮你直接生成看板，还可以自由拖拽整个看板的样式和布局。更自由更灵活。

直接在仪表盘生成这样一个看板，最多3分钟就够啦。

小C说“这可太好了”，然后又问，“是不是每周五下班前，也可以自动把这个表用飞书推送给老板？”

我说那可太行了，用刚才我们说的自动化就可以了，设定一个定时任务，每周五下午6点，自动给老板飞书账号推送这个仪表盘的链接即可。

结尾

小C就这样成了多维表格资深用户，每次遇到的工作上的需求时，都会先想想如何用多维表格实现。她说这个工具又好玩，又能给团队节省很多时间。

确实，对于一些基础的业务场景，多维表格还是能最小成本的解决很多问题的。

对于我个人来说，飞书真的是一个即使离职后，自己也会继续用的一个协作工具了。