朋友小c问我：多维表格能做审批吗？因为我们公司把业务放进多维表格里跑了，但是报销一直还是靠微信群+Excel，财务想优化一下这里。我说可以，我们可以用多维表格做一个轻量化的流程审批功能，当然了复杂的审批场景不行，毕竟多维表格不是原生的流程引擎。我们可以用多维表格+工作流飞书提醒的方式，来实现一个轻量化的「员工填单→部门审批→财务审批」的线性流程。 表格加工作流完全够用，而且搭起来比想象中简单。
于是我们动手搭了一套：两张表，四个工作流，两个仪表盘，完成了一个轻量化的财务报销审批系统。
整体逻辑是这样的：员工提交申请，系统自动匹配报销标准和审批人，工作流在每个关键节点发消息提醒对应的人，审批人改一个状态字段完成审批，申请人全程收到通知，不需要主动去问进展。
这篇我们就来聊聊这套表格怎么搭建。
一、两张表，负责审批规则与报销流水
这套系统就两张表，一个是报销申请表，一个是报销规则表。
*（报销申请表）*
*（报销规则表）*
报销申请表是用户提申请的表格，报销规则表是维护公司的规则，比如什么场景多少报销金额谁审批之类的规则。
把「规则」和「流水」分开，是这套系统一个重要的设计。因为如果不分开的话，每次报销标准调整，我们都需要去改历史记录；审批人换了，还要逐条更新。但是分开之后，规则在一张表里集中管理，流水是另一张表的事，两者通过关联字段连接。就方便很多。
二、如何配置
1、报销规则表
我们先看规则报销表。
这张表主要是放公司的费用标准：比如有什么费用类型、对应的规则是什么，这个类型和规则下，报销的标准是多少，对应由谁来审批。比如差旅费我们按出行场景拆了三档（国内出差1500元、跨城会议1800元、国际出差2200元），招待、办公、其他类别各有通用标准。
这张表由财务管理员维护，员工只读不改。规则调整的时候，改这张表里的一条记录，后续所有新申请自动用新标准，也不需要通知员工。
2、报销申请表
报销申请表就是员工每次填的报销流水单了。员工填完基本信息，选择对应的费用类型和费用场景，系统就会从规则表里自动带出报销标准上限和审批人姓名，不需要手填。提交之前，
并且合规校验结果字段就已经显示「符合标准」还是「超出需说明」，员工能提前判断这笔报销会走什么样的审批节奏。
这张表，除了基本的报销事项，申请人，报销金额等信息外，我们重点说以下几个字段，这几个字段是串联整个流程和规则的关键。
（1）对应报销标准、部门审批人、财务审批人
这几个字段，我们用关联引用类型，从报销规则表里同步对应的字段过来
根据费用类型和规则说明来做判断
这样，两张表就关联起来了。申请人选择费控类型和报销场景后，对应的报销标准和审批人就会自动带出，不需要重复去选择。
（2）合规校验结果、是否异常
这是两个公式字段，不需要手填，系统自动计算。也就是我们根据申请人报销的金额，来对应规则表里的报销标准，来判断它是否正常。比如，合规校验结果用IFS函数做三档判定：不超标准是「符合标准」，超标但不超1.5倍是「超出标准需说明」，超1.5倍是「不合规」。是否异常用IF判断：超标准2倍以上标「是」。财务拿着这两个字段，不需要逐笔手算，直接看结论就够了。
合规校验结果：
IFS(ISBLANK([对应报销标准]),"",[报销金额]<=[对应报销标准],"符合标准",[报销金额]<=[对应报销标准]*1.5,"超出标准需说明",TRUE(),"不合规")是否异常：
IF(AND(ISBLANK([对应报销标准])=FALSE,[报销金额]>[对应报销标准]*2),"是","否")（3）审批状态
多维表格里面有一个“流程”类型的字段，可以设置一些审批节点，每个节点可以简单设置一些规则
这是一个简易的状态功能，我们可以把流程划分成这几个状态，每次人员处理完单据，都可以自动变更这些状态，这样，每条记录，目前处在什么状态就一目了然。
三、工作流：自动发审批通知
因为表格本身是处理不了谁该在什么时候收到消息这件事，这是工作流的工作。
我们就用工作流+飞书提醒+上面说的审批状态，来实现一个极简的审批工。
我们配了四个工作流，覆盖报销流程的四个关键节点，触发的逻辑是完全一致的：监听「审批状态」字段的变化，状态变到特定值就触发，发飞书消息通知对应的人。
第一个「报销审批通知」：当新增一条审批记录的时候，就自动触发，给部门审批人发消息。消息里带了报销编号、报销事由、费用类型、报销金额，以及这条记录的直达链接，包括卡片按钮，点击按钮就可以更新这条申请的流程状态。
这么看可能有点抽象，我们看看效果先。
比如我提交了一个报销申请
提交后，部门审批人会收到一个飞书消息提醒
这个卡片，就包含了申请人报销的关键信息，还有通过/驳回两个按钮
这两个按钮，我们在工作流的发送飞书消息节点配置
这个按钮配置的大概意思就是，当点击按钮时，就自动把记录里的审批状态，改成待财务审批。
这样看，是不是就好理解了？
同理，我们把其余几个节点也配置好：
第二个「财务审批提醒」：状态改为「待财务审批」触发，消息发给财务审批人，格式类似。
第三个「审批结果通知申请人」：状态改为「已通过」或「已驳回」触发，把审批结论通知回给申请人。申请人不需要主动去追进展，结果出来系统自动告知。
第四个「付款完成通知申请人」：状态改为「已付款」触发，钱到账了发一条确认消息。
在多维表格里配置这四个工作流的步骤是一样的：新建工作流 → 触发器选「新增或修改记录时」 → 监控「审批状态」字段等于某个值 → 执行动作选「发送飞书消息」 → 接收人选lookup带出的审批人字段 → 消息内容里用「引用字段」引入申请表的数据。
四、数据看板
数据有了，我们可以在多维表格放两个仪表盘
「报销数据概览」放整体数字：本月报销总金额、申请笔数、各状态分布、异常记录数量。这张仪表盘是给老板和财务负责人日常扫一眼用的，4个组件基本覆盖他们最常问的几个问题。
「费用维度分析」做了更细的维度拆分，按费用类型和部门的交叉分析，帮管理层看清楚钱花在哪里、哪类费用超标频率高，这个适合月度复盘时用。
五、适合什么场景，不适合什么场景
其实用多维表格做报销审批，最适合的是50人以下、审批层级不超过两层、规则相对固定的小团队。这种场景下，搭建成本就很低了，不需要采购SaaS，不需要IT介入，管理员自己在多维表格里就能完成全部配置；规则调整的时候直接改表格记录，实时生效。
当然不适合的场景也要说清楚。如果公司的报销需要多个部门负责人会签，或者不同费用类型有完全不同的审批路径，多维表格的工作流处理起来会比较吃力，毕竟这不是专业的流程引擎，多维表格工作流完全没这种能力处理。这种场景下，还是得用飞书原生审批或者专门的流程系统会更合适。
这套方案的本质是「把原来散在微信群和Excel里的报销信息，集中到一个能查、能统计、能发通知的地方」。不是要替代专业软件，是帮那些还在靠人工传递信息的小团队先跑起来。如果你的团队刚好在这个范围，可以参考这个思路自己搭一个。
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