这篇我们聊一个很常见的内部协作：工单 / 报修单。比如有人提单（电脑坏了、门禁坏了、办公室要报修），有人接单、处理、完工；中间往往还要记录什么时候响应、什么时候搞定。
很多团队会把这些记进飞书多维表格里：一行一条工单，列里有状态、负责人、描述，有的还会配扫码提单、派单通知。做到这一步，已经可以很好的在线上协同管理工单了。
*（很轻量的工单管理应用）*
真正让人难受的是下一步：工单录进去了，但是过程不知道怎么管理。比如单子卡在「待接单」或「处理中」太久，却没人持续盯。群里 @ 一遍、两遍、三遍，责任人说「没收到」，过两天又忘了；周会上一问「上周超了几单」，大家口径还不一致，事后扯皮全靠记忆….
最后大家发现，好像用多维表格和excel也没什么区别，最后还是得靠人。
所以其实这个表格可以说是完成了一半，缺失的是如何统计是否超时，超时后怎么办。能不能让表自己去计算，自己去喊人？
这一篇咱们就把这块补一补：如何计算是否超时，如何在表格中进行标记，如何用自动化提醒责任人，把这块也全程自动化，完全零代码。
一、如何去配置表格
先看下面这张「超时预警视图」，本质上是在同一张工单表里，多加了几类列，把「有没有超时」从线下搬到线上。
1.和工单本身相关的字段
例如：工单编号、提单时间、状态（待接单 / 处理中 / 已完成）、报修类型、区域、描述、负责人、承诺完成时间。这些是工单的基本内容，可以记录工单是谁报的、什么事、派给谁、承诺什么时候做完。
2.用来「算时效」的字段
这三个字段就是我们这次要讲的核心了。在表格中加上这三个公式字段，通过逻辑来计算字段的值，从而判断是否超时，是否要及时跟进。
①待接单时长（小时）：这个字段的意义是想统计工单在处理中或已完成状态下的耗时。
我们可以这样写公式：IF(OR([状态]=”处理中”,[状态]=”已完成”),(TODATE([修改时间])-TODATE([提单时间]))\*24,0)
意思就是：当“状态”字段为“处理中”或“已完成”时，计算“修改时间”与“提单时间”的时间差，过了多少个小时。
②是否待接单超时：这也是一个公式字段，目的是希望可以直观看到哪些单据一直没人接单。
这里我们需要设置一个阈值，比如多久没接才会被判定为超时。我们可以设置为1天的时间。
这里写一个公式：IF(AND([状态]=”待接单”,NOW()-TODATE([提单时间])>1),”是”,””)
意思就是，当工单状态是”待接单”,并且当前时间和提单时间之间的时间大于1天，就当已经超时了，超时的这一格显示 「是」；否则留空
③是否处理超时：同样是公式字段。这个字段的目的主要是看责任人处理是否超时。
公式：IF(AND([状态]=”处理中”,NOW()>[承诺完成时间]),”是”,””)
当状态是「处理中」，且当前时间晚于「承诺完成时间」，这一格显示 「是」，也就是说，会判定为超时。
3.条件格式
如果进入这张表后，想看的更直观的话，我们可以用条件格式功能，给行按条件加上颜色。这样可以在不筛选的情况下也能一眼扫到异常行。
比如，我们给「是否待接单超时」和「是否处理超时」这两个字段为「是」的时候，给整行加一个颜色背景。这样从视觉上就可以快速定位到异常行。
4.自动化
我们可以把一些异常的情况，做成自动化提醒，及时用飞书消息提醒到对应的人。
比如当某一行的「是否待接单超时」变为「是」的时候，就说明要及时接单了，这个时候用自动化给负责人发一条飞书消息，正文附上该条记录的链接；当然这里的条件可以根据实际情况再添加，比如如果需要升级时，再抄送行政或固定群也行。
另外，我们也可以再加一条「每天固定时间」汇总「超时预警」视图里的条数，发日报给相关的责任人。
当满足条件时，我们就可以收到一条类似这样的飞书消息提醒。
二、最后
多维表格搭建中小团队的应用，其实还是很方便和轻量化的，小白用户也可以快速上手。对于我们搭建这个工单超时应用时，第一版可以只抓三件事：提单时间字段可靠、两列超时公式结果可读（如「是」）、超时预警视图 + 条件格式 + 带记录链接的飞书提醒。跑通后可以再和行政或业务一起来优化字段含义和统计口径，慢慢的用起来。
这样把「谁想起来谁催」变成「表上有信号、到点有消息」，省下来的时间用在判责、改流程、减少重复工单上，会更值。
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