前几天在一个外贸论坛翻帖子，看到两个人。
第一个人自己做了五张 Excel 表：任务表、每日工作表、时间轴、库存表、业绩分析表。他说自己用的技术其实很简单，”只有一个 sumifs 的函数”，加上数据透视表。但他卡在一个地方：有些客户会先预订一批货，留着后面几个订单慢慢用，来回几次之后，”自己都搞不清楚每个预付产品的库存还有多少”。
第二个人更干脆，他去淘宝买了一份客户跟进的 Excel 模板。买回来还自己改了改：把表格第二行的”公司名”改成”跟进日期提醒”，再套用一个从百度上抄来的公式，这样就能看清楚哪天该跟哪个客户。他也留了句话：不方便的地方是，”已经有很多客户名单的整理需要花费一定时间”。那条帖子有六十多个人点赞。
我看完的第一反应不是”他们应该上个 CRM”。恰恰相反，能想到用 sumifs 算预付结存、能想到把一列改成日期提醒的人，方向是对的。他们已经在用数据库的思路管客户了，只是手里的工具是 Excel。
问题在于，这条路走到某个位置会遇到问题。
用 Excel 管客户会遇到的三个痛点
第一个是多人一起改。 一个人用的时候没问题，两个业务员同时改就开始出事：他改他的那份，你改你的那份，月底合并的时候发现对不上，谁也说不清哪份是最新的。
第二个是公式越加越多。 一开始只有一个 sumifs，后来加了日期提醒，再后来加了业绩汇总。加到第五个的时候，改一个字段，前面四个全报错。而且这些公式全在你脑子里，别人接手看不懂，你自己三个月后也想不起来当初为什么这么写。
第三个是手机上打不开。 这个最要命。在客户那儿聊着，对方问”上次那个价格是多少”，你得回公司开电脑翻表。
这三件事，不是你 Excel 用得不够熟，是这个工具本身就管不了。
用飞书多维表格替代 Excel 管客户
好消息是，你在 Excel 里辛苦实现的那些功能，多维表格里基本都有现成的，而且不用写公式。
我列了个对照表，可以在多维表格直接实现：
| 你现在用的 | 换成什么 | 好在哪 |
|---|---|---|
| sumifs 算预付结存 | 查找引用字段 | 点选设置，不写公式 |
| 抄来的日期提醒公式 | 日期字段 + 自动化 | 到点它主动找你 |
| 总表和子表手工链接 | 双向关联字段 | 点开客户就看到全部跟进 |
| 数据透视表做分析 | 仪表盘 | 数据变了图自动更新 |
下面一个个说。
sumifs 换成查找引用字段
先说那位算预付库存的朋友最需要的。
多维表格里有个字段类型叫查找引用。官方文档里有句话我觉得说得特别准：它”是基于 FILTER 函数开发的字段类型”，但”提供了简单的设置界面，无需编写复杂公式”。
说人话就是：它底层干的就是你用 sumifs 干的事，只不过你不用写了，点几下就行。
具体到预付库存这个场景，你需要两张表：一张客户表，一张出入库流水表。然后在客户表里新建一个查找引用字段，设置三件事：
- 引用哪张表：出入库流水表
- 引用哪个字段：数量
- 查找条件：流水表里的”客户”等于当前这行的”客户名称”
最后选计算方式。这里有原值、去重、去重计数、求和、计数、平均值、最大值、最小值可选，算结存选”求和”。
配置面板长这样：
配完之后，流水表里每新增一条记录，客户表里的结存数字自己就变了。你不用再去维护那个 sumifs。
日期公式换成自动提醒
第二位朋友从百度抄的那个公式，是为了看出来哪天该跟哪个客户。
这个思路对，但它有个天然的缺陷：公式算出来的结果，得你自己去打开表才能看见。你不打开，它就在那儿静静地待着。
多维表格的做法反过来，让表主动来找你。
在自动化里选”定时触发”，设定每天早上九点跑一次，筛出”下次跟进日期是今天”的记录，然后发一条飞书消息给对接人。配完之后你早上会收到一条消息，告诉你今天该跟谁。自动化这块的完整配置步骤，我单独写过一篇从 0 搭一个自动提醒管家。
总表子表换成双向关联
第二位朋友提到”客户名单的整理要花不少时间”，我猜有一部分时间是花在总表和子表的对应上：客户信息一张表，跟进记录另一张表，两边靠手工对。
多维表格里用双向关联字段。在跟进记录表里加一个关联字段，指向客户表。配完之后有个很舒服的效果：点开任何一个客户，他所有的跟进记录自动挂在下面，按时间排好。
关联的时候是这样选记录的：
三个月后你想查某个客户的来龙去脉，点一下就全看到了，不用翻聊天记录，也不用问同事上次聊到哪。想直接照着搭一张的，可以看用多维表格 10 分钟搭一本公司客户底账。
把 Excel 表导入多维表格
前面说的都是搬完之后的事，现在说怎么搬。
Excel 导入多维表格有两个入口：
- 打开多维表格，点右上角的
···图标，选导入 - 或者在飞书客户端左侧导航栏点多维表格，在主页选导入 Excel/在线表格
导进去之后，系统会自动识别每列的数据类型，把文本、数字这些转成对应的字段类型。
有三条限制你先对一下，别搬到一半发现超了：列数不能超过 100 列，行数不能超过 20000 行，文件不能超过 20 MB。另外还受你当前飞书版本的权益限制。
一般人的客户表离这几个数还远，但如果你那张表是好几年攒下来的流水，先看一眼行数。
提醒一下，真要导入的时候先别一次全导，可以先导一张看看效果。
Excel 什么时候还是更好用
当然并不是劝你卸载 Excel。有三种情况，Excel 到现在还是更合适：
一个人用、不给别人看的时候。 多维表格的优势在协作和权限，你一个人算个数，Excel 打开就用，不用登录不用联网。
没网的时候。 这个不用多说。
临时算一笔账。 比如客户问一个报价，你要现场心算加权平均，Excel 拖两下就出来了，没必要建张表。（同样是替代 Excel，项目管理那条线我也拆过一遍：多维表格怎么做项目管理。）
非常复杂的表。比如专业的财务表格，里面有很多格式，很多层级，这种就还是建议excel来做。
最后
回到开头那两位朋友。
其实他们已经做对了最难的那一步：意识到客户信息得有个地方统一管起来，而不是散在微信和脑子里。这个认知比会不会用某个工具值钱得多。剩下的只是换一个不用自己维护公式的地方。真要往下走一步，可以看多维表格怎么搭轻量 CRM，把客户、跟进、商机串成一套。
