现在用AI做个管理系统，一句话、一分钟就能打开用。可数据存在哪、加功能会不会把旧的改坏、同事能不能一起用、做的人走了谁来修，这些要用下去才会冒出来。我拿装修公司的项目进度看板试了两遍，一遍让AI做成网页，一遍放进多维表格，聊聊AI做小应用背后的风险和维护成本，以及哪些应用放进多维表格更省。
现在用AI做一个页面、一个小应用，一句话就够了。这两天我在微信里搜「用AI做管理系统」，前10条里有9条是同一类标题，像「不会代码，我用AI半小时搭出了一套员工管理系统」「不会编程的我，用AI给自己单位写了一套管理系统」。
做这些东西的，很多就是公司里的普通员工。想起来之前在V2EX上有个帖子，发帖人用AI给同事做了一套自动化，36条回复都在讨论一件事：要不要告诉老板。换到老板这边想一想，你公司里很可能已经有这样的小工具了，只是你不知道它在谁的电脑里。
快是真的快，这一点没什么好争的。我想弄清楚的是后面的事：这样做出来的东西，用到第二个星期、第二个月，会出什么问题？哪些活可以放手让AI做，哪些不行？
我拿一个项目进度看板试了两遍：一遍让AI直接做成网页，一遍把同一份旧Excel放进多维表格。先说结论：一个人临时用的，放手让AI做；多人一起用、以后还要不断加功能的，放进多维表格，算上后面的维护，成本更低。
一、一句话做个看板，一分钟就能用
我用的是千问网页版，发了一句需求：装修公司，十几个在建项目，每个项目要有客户、负责人、阶段、计划完工日期和待客户确认的事，按阶段分列显示，7天内到期的标红。
一分钟左右，一个单文件网页就出来了。五列排开，快到期的卡片标红，保存成html文件，双击就能在浏览器里打开。我又让它加上新增、修改、拖动换阶段，关掉再打开数据还在，一分半钟，新版也出来了。
不用装软件，不用学，一句话就有一个像样的看板，员工愿意自己动手，原因就在这里。
二、接着用下去，问题一个个冒出来
B站上有个用AI做项目看板的视频，评论区问的几乎都是做出来以后的事：旧Excel能不能导进去，数据备份在哪，加功能的时候原来录的项目保不保得住。我照着这几个问题接着试。
先试导入旧Excel。我让它在网页上加一个导入按钮，代码写到第403行停了下来，问我要不要把剩下的补全，回了「继续」才拿到完整的文件。导入我那份12个项目的Excel，页面提示「文件解析失败」；换一份日期是日期格式的Excel，还是失败。结果发现是它取日期的那一段写错了，正常的Excel都过不去。
再看新版网页，前面录的某个项目不见了，看板又变回它自己编的12个示例项目。原因是新版把存数据用的名字改了，旧数据其实还在浏览器里，新版不去读它。不懂代码的人看到的，就是「我录的数据没了」。
我把这两件事告诉它，它的回复是「这确实是我在上一版代码里留下的两个Bug」。数据那条解释对了；导入失败那条，它说是用了中文变量名，这个原因不对。修复版写到第430行又停住了，文件已经800行出头，一次输出不完。试到这里，我没拿到一个能正常导入的版本。
回头再看第一版，还有一处一开始没注意：已经过期的项目它不标红，理由是「避免满屏红色」。这是它替我做的决定，需求里没提过，不读代码根本发现不了。
我只试了千问一家。不过这些问题出在「数据存在浏览器里、每加一个功能就重写整个文件」这种做法上，换一家AI做单文件网页，这几件事一样要面对。
三、老板该担心的是这几件事
上面这些单看都能修，找个懂代码的人花一下午就行。我更在意的是它们背后的几件事，员工做的时候顾不上想，等用的人多了、用得久了，问题就会暴露出来。
1.数据只在一台电脑上。这个网页把数据存在浏览器里，它自己也写明了「不会上传到任何服务器」。听着挺安全，换个角度看，换台电脑、换个浏览器、清一次浏览器数据，项目就「没了」，电脑坏了数据跟着没，网页里也没有导出备份的按钮。
2.系统越用越复杂，改坏一次的代价越大。用AI做的网页，加一个功能，就是让它把整个文件重写一遍。我这次只加了一个导入，录过的数据就「不见」了一次，新功能本身还是坏的。功能越加越多，文件越来越长，AI一次写不完要分几段拼，哪一版能用，全靠做的人自己记着。
我测的还只是一个刚做好的小看板。换成一个已经用了大半年的系统，功能加了十几个，代码好几千行，全公司每天都在往里录数据，这时候来了一个新需求，让AI改一版，改完旧功能出了毛病，或者以前的数据读不出来，大家只能停下手里的活等着。做的人自己也看不懂那几千行代码，只能一遍遍问AI，或者请懂代码的人来查。到这一步，花在修上的时间和钱，早就超过了当初省下的那点工夫。
3.只有做的人知道怎么回事。AI报的出错原因都可能是错的，员工未必判断得了，老板更判断不了。V2EX那位员工的顾虑很实在，原话是「大概率就是我没任何奖励，还需要持续跟进这个东西」。他哪天离职了，网页还能打开，但没人敢动。
4.同事没法一起用。每台电脑上打开，都是各自的一份数据，项目经理改了阶段，老板那边看不到。真要几个人一起用，就得另外找服务器、做登录、管权限，这已经是正经的软件开发了。
5.调用AI的小工具，密钥就写在文件里。员工做的工具如果要调AI接口，密钥往往直接写进代码，文件发给谁，密钥就到了谁手里。Reddit上有人替一个用AI写程序的朋友发帖，说DeepSeek寄来一张1700美元的账单，评论区多数人判断是密钥泄露了。我这次做的看板没有调AI接口，这一条没有亲手踩到，但它是这类小工具最贵的一个坑。
这几件事放在一起看，一个人做、只有一个人懂、数据只在一台电脑上的工具，用的人越多、用得越久，风险和维护成本就越大。
四、简单的应用放进多维表格，算总账更省
同样的看板，我又把那份旧Excel导进了多维表格，和AI做的网页算一算账。先简单说一下多维表格：它是飞书里的一种表格，长得像Excel，但每一列有固定的类型（日期、单选、人员），同一份数据可以切成表格、看板、日历几种样子看，还能到点提醒。Excel像一本记事本，多维表格更像一个会自己喊你的系统。
先算做出来要多久。同一份Excel导进去，「开工日期」「计划完工」直接认成了日期，「阶段」「负责人」自动变成了单选，日期写成文字的那份，改一下字段类型也能转过来，12条一条没丢。再按「阶段」建一个看板视图，前后几分钟，五列和网页版一样，拖动卡片就能换阶段。
再算后面的维护，这是和AI做网页差得最远的地方。要记合同金额，新增一个「合同金额」字段就行，原来的12条一条不少；想换个看法，新建一个视图，数据不用动。这些都是在界面上点出来的，不用写代码，业务人员自己就能改，也能自己维护。改了什么也查得到，我把「碧桂园翠湖3栋1201」的合同金额改成286000、阶段从施工改成验收，谁在几点改的、改前改后是什么，修改历史里都记着。
几个人一起用、数据有没有保障，这边也是现成的。数据在公司的飞书里，不在某台电脑上，要备份，导出成Excel就行；同事加成协作者就能一起看、一起改；做表的人走了，表还在公司的飞书里，换个人接着用。
AI做的那个网页做不到的，它还多了一样：到点提醒。我加了一个公式算出7天内到期的项目，再配一条每天早上推送的工作流。10月8日试跑了一次，10月10日要完工的星河丹堤、10月12日要完工的越秀星汇，两张提醒卡片推到了飞书上。网页要你打开了才看得到标红，表格会按时把提醒发到飞书上。
用AI做网页，这些功能也都做得出来，看起来还更快、更便宜。只是它的成本往后挪了：每加一个功能都要让AI重写一遍，再有人去试、去查；要备份、要几个人一起用，就得配服务器、做登录、管权限。系统复杂到一定程度，做的人自己也改不动，只能请IT专业人员来接手。多维表格把这些都做成了现成的功能，算上后面的使用和维护，简单的多人应用放进多维表格，总成本更低。
代价也要说清楚。多维表格做出来没有一分钟那么快，提醒要另外配；页面长什么样，也没有AI定制的网页那么自由。流程额度也有上限，免费版每月200次，全公司的工作流和自动化共用，这个看板每天提醒一次，一个月30次左右。业务特别复杂、流程一环扣一环的，表格也会越配越复杂，那就超出了这篇说的简单应用。
| AI直接做网页 | 放进多维表格 | |
|---|---|---|
| 做出来要多久 | 一分钟 | 导入加建看板几分钟，提醒另配 |
| 旧Excel导进去 | 加了导入按钮，实测提示「文件解析失败」 | 一次导入，日期和单选自动识别 |
| 加功能后旧数据 | 换新版后录过的项目「不见」了 | 加字段不动旧数据 |
| 数据存在哪 | 这台电脑的这个浏览器里 | 公司的飞书里，可以导出备份 |
| 几个人一起用 | 不能，每台电脑各存一份 | 加成协作者一起改，有修改历史 |
| 到期提醒 | 打开页面才看得到标红 | 每天推到飞书 |
| 后面谁来改 | 每次让AI重写，复杂了要请懂代码的人 | 业务人员在界面上改字段、视图和提醒 |
| 做的人走了 | 没人知道哪一版能用 | 表还在，换个人接着用 |
五、一个人用的可以自己用AI完成，团队用的放进表格
试完两遍，我的判断是：一个人自己用、临时用几天的小工具，放手让员工用AI去做；几个人要一起用、数据要攒下来的，放进多维表格。
具体怎么分，我看四处：几个人用，要不要到点提醒，数据要留多久，以后会不会一直加功能。只有自己看的、用几天就不用的，AI做的网页够用；两个人以上要一起看、一起改，要查谁改过，或者需求会不断加、做的人可能会走，就放进表格。
也有表格不适用的时候。仪器信息网上有一位疾控的检验员，用AI一周写出了实验室的耗材系统，按他自己的说法，盘点从「2名同志忙2天」缩短到了半天。他有一条底线：数据不上云。数据不能上云的，多维表格就不适用，本地的小工具反而是对的。
老板这边能做的，我觉得是两件事。一是登记，让员工把自己用AI做的小工具报上来，记下谁做的、数据在哪、谁在维护，几个人都在用的，安排放进表格。二是管住密钥，谁的密钥、放在哪、谁能看到，要有人管。做得好的工具给个说法，V2EX那位员工担心的「没任何奖励」，老板一句话就能解决。
最后
AI让做一个小应用变得很便宜，我自己用下来也觉得是好事。只是它省的是第一天的工夫，后面加功能、修问题、多人一起用，成本会一点点加上来。下次员工拿着AI做的工具来找你，先问一句：以后谁来改？
你们公司里有没有员工自己用AI做的小工具？用了多久、现在谁在管，可以在评论区聊聊。
