客户说”九月底前再联系”，跟进记录里写了，到了九月底却没人想起来，因为这句话没有变成一个日期。这篇用三张表的多维表格，把客户的约定拆成「约定日期」和「约定状态」，工作流每天早上9点把到期的约定和该跟进的客户推到飞书。业务员见完客户，对着飞书里的AI助手说一句话，它整理成一条跟进记录；问某个客户的情况，AI到表里查好再回复。
十月初，老板碰到业务员小林，顺口问了一句：华强五金王总那边怎么样了？小林回到座位翻了好一会儿，翻到7月22日那条记录：”王总说预算三季度批下来，让我们九月底前再联系他。”九月底已经过去5天了。
记录不是没写，是写成了一句话。”九月底”只存在于这句话里，没有变成一个日期，到了那天也就没有任何东西会提醒他。客户一多，像这样埋在句子里的约定越积越多，全靠业务员自己记。
所以我在想，能不能让客户说的每个约定，进表的时候就拆成一个日期和一个状态：到期前一天自动提醒，办完了改成”已兑现”。录入也别让业务员打开表格一格格填，见完客户对着飞书里的AI助手说一句话，它整理好写进表里。
最近不少AI助手都在宣传能记住你是谁，可客户的事我不放心让AI自己记：换个人问、隔两周再问，它记得的未必一样，说错了也查不到出处。所以记性放在表里，AI只负责往表里记、照着表回答。
折腾了一下，这套跑通了。现在王总那条约定每天早上9点出现在小林的飞书里，直到他把状态改成”已兑现”；老板想知道某个客户到了哪一步，在飞书里问AI一句，一分钟左右就有回复，问到记录里没有的，它会直接说”记录里没有”。
先看效果
每天早上9点，飞书里会收到两种提醒。一种是约定到期，王总那条约定日期是9月30日，消息里直接标出”已过期6天”；另一种是按跟进规则该联系的客户。
在飞书里问AI助手”王总那边报价多少”。华强五金只寄过样品，没有报过价，AI的回答是”记录里没有提到报价金额”，没有编一个数字出来。
业务员发来一段口述，AI先把它整理成预览，回复”确认”之后才写进表里。
目录
1. 三张表的字段设计
2. 工作流：每天9点推送到期提醒
3. AI助手：业务员说一句话，它整理成一条记录
4. 问答：问客户情况，AI查表回复
5. 改造前后对比
一、三张表的字段设计
这套表一共三张：跟进规则表记老板定的规矩，客户表记每个客户走到了哪一步，跟进记录表记每次聊了什么、谁答应了什么。哪天该跟进、哪天该提醒，都由公式按这三张表算出来，不靠人记，也不让AI算。
（1）跟进规则表：每个阶段隔几天跟一次。初次接触7天，已报价3天，谈判中2天，已成交和暂缓都是30天。这几个数字没有标准答案，得老板按自己的生意来定，报价发出去以后隔几天问一次反馈，每个行业的节奏都不一样。
（2）客户表：「客户」写成”称呼-公司”，比如”王总-华强五金”，业务员口述时说人名或者公司名都能找到。「阶段」是单选，选项和规则表里的阶段一一对应。
以下几个字段都是自动计算的：
| 字段 | 怎么算 |
|---|---|
| 最近跟进日期 | 查找引用：跟进记录表里这个客户的「跟进日期」，取最大值 |
| 跟进间隔天数 | 查找引用：跟进规则表里同一阶段的「跟进间隔天数」 |
| 下次跟进日期 | 公式：最近跟进日期加上跟进间隔天数 |
| 该跟进了 | 公式：今天到了下次跟进日期，显示”该跟进” |
| 待兑现约定 | 查找引用：跟进记录表里这个客户、约定状态为”待兑现”的记录，计数 |
两个公式是这样写的：
下次跟进日期：DATE(YEAR([最近跟进日期]),MONTH([最近跟进日期]),DAY([最近跟进日期])+[跟进间隔天数])
该跟进了：IF(TODAY()>=[下次跟进日期],"该跟进","")「下次跟进日期」用DATE()把日期重新组一次，是因为直接写[最近跟进日期]+[跟进间隔天数]算出来是数字，工作流没法按日期筛选。
比如王总7月22日之后再没跟进过，阶段是暂缓，按规则8月21日就该再联系，所以他那一行的「该跟进了」显示”该跟进”。
（3）跟进记录表：每跟进一次记一行。跟进日期、客户（关联到客户表）、业务员、聊了什么，这几个字段和普通的跟进表一样，这篇多出来的是「客户约定」「约定日期」「约定状态」和「口述原文」。
「客户约定」写那件事本身，「约定日期」写具体哪一天，「约定状态」分待兑现、已兑现、已作废、无约定四种。王总那句话拆开，就是约定”王总说预算三季度批下来，让我们九月底前再联系他”、约定日期2026-09-30、状态待兑现。一句话拆成了日期和状态，到期提醒才有了依据。
「口述原文」存业务员发来的原话，一个字不改。后面录入交给AI整理，它整理得对不对，拿原话一对就知道。
「需提醒」是一个公式字段：
IF(AND([约定状态]="待兑现",TODAY()+1>=[约定日期]),"需提醒","")约定日期的前一天开始显示”需提醒”。过了期还没改状态的，每天都会显示，直到有人把它改成”已兑现”或者”已作废”。
整套表我整理成了模板，带演示数据，文末回复「跟进」领取。
二、工作流：每天9点推送到期提醒
表里算出了”需提醒”和”该跟进”，还得有人每天去看。这一步交给工作流：每天早上9点查一遍，把到期的约定和该跟进的客户分别推到飞书。
动手之前先在两张表里各加一个「提醒内容」公式字段。消息里直接引用公式算出来的日期，飞书里会显示成一串数字，所以先在表里把整条消息拼好，日期用TEXT()转成文字，工作流只发这一个字段。跟进记录表的是这样写的：
IF([需提醒]="需提醒",CONCATENATE("客户：",[客户].[客户].ARRAYJOIN(""),CHAR(10),"约定：",[客户约定],CHAR(10),"约定日期：",TEXT([约定日期],"YYYY-MM-DD"),IF(TODAY()>[约定日期],CONCATENATE("（已过期",ROUND(TODAY()-[约定日期],0),"天）"),IF(TEXT([约定日期],"YYYY-MM-DD")=TEXT(TODAY(),"YYYY-MM-DD"),"（今天到期）","（明天到期）")),CHAR(10),"负责业务员：",[业务员]),"")过期的会标出”已过期几天”，第二天到期的标”明天到期”，业务员看一眼消息就知道轻重。客户表的「提醒内容」写法类似，把约定换成阶段和下次跟进日期就行，模板里两张表都已经配好。
然后新建工作流：
第1步：触发条件选【定时触发】，每天09:00。
第2步：添加【查找记录】，数据表选「跟进记录表」，条件是「需提醒」不为空（公式字段做条件要选“不为空”，选“等于”会一条记录都找不到，也不报错）。
第3步：添加【循环】，循环方式选【依次处理每条数据】，需要依次处理的数据选第2步的「查找到的所有记录」。
第4步：在循环里添加【发送飞书消息】，标题写”约定到期提醒”，内容引用当前这条记录的「提醒内容」。
第5步：循环之后添加【修改记录】，把「需提醒」不为空的记录的「已提醒日期」改成当天，哪天提醒过，表里一查就知道。
第6步：再添加一组【查找记录】、【循环】和【发送飞书消息】，查的是「客户表」里「该跟进了」不为空的客户，消息标题写”该跟进的客户”，内容引用客户表的「提醒内容」。
演示表里的消息都发给了我自己。要让每个业务员只收到自己的提醒，可以把「业务员」改成人员字段，【发送飞书消息】的接收人引用当前记录的「业务员」，这一步我没有在演示表里实测。
三、AI助手：业务员说一句话，它整理成一条记录
提醒有了，还剩录入。业务员见完客户，最不愿意的就是打开表格一格格填，拖到周末再补，细节早就忘了。所以录入这一步，我让业务员在飞书里直接说。
多维表格里的「智能体」就是飞书内置的AI助手，配好之后能在飞书里直接对话。新建入口和配置面板，在《多维表格搭了套CRM还得天天自己翻？现在能一键配个「AI同事」了》里讲过，这里只说这套跟进表要配的四处。
（1）任务指令：要讲清楚三件事，录入时每个字段怎么填，回答时只能按记录说，还有哪些事不许做。我用的是下面这段，”@客户跟进与约定提醒”换成你自己的表格：
你是公司的客户跟进记录员。所有客户信息只存在 @客户跟进与约定提醒 这张多维表格里，你自己不记任何东西。
【用户说的是刚跟客户聊完的情况时：录入】
1. 先在「客户表」里找是哪个客户。按人名或公司名找，找到唯一一个才往下走；找到多个，就把候选列出来问用户，不要自己猜。
2. 找不到时，在预览里写明“将新建客户”。用户确认后，按用户给的名字和公司在「客户表」新建，阶段填“初次接触”，负责业务员填发消息的人。用户没说公司名的，在预览里标出来，请用户补充。
3. 整理出要新增的「跟进记录表」记录：
- 跟进日期：今天
- 客户：上一步找到或新建的客户
- 业务员：发消息的人
- 聊了什么：用一两句话整理，只写用户说过的内容
- 客户约定：如果用户提到任何一方答应了要在某个时间做的事，写成一句话；没有就留空
- 约定日期：约定里的日期，换算成具体日期；没有就留空
- 约定状态：有约定填“待兑现”，没有填“无约定”
- 口述原文：用户发来的原话，一个字不改
- 录入方式：机器人
4. 先把要写入的内容列成预览发给用户，用户回复“确认”后再写入；用户改了哪一项，就按改过的写。
5. 用户说某个约定已经办完了，把那条记录的「约定状态」改成“已兑现”，同样先预览，确认后再改。
【用户问某个客户的情况时：回答】
1. 先在「客户表」找到客户，再查「跟进记录表」里这个客户的全部记录，按跟进日期从新到旧看。
2. 只根据记录回答，每句话后面标上来自哪天的记录。
3. 记录里没有写的内容，一律回答“记录里没有”，不要推测，不要用常识补。
4. 有“待兑现”且约定日期已经过了的，回答时先提出来。
【用户问今天该跟谁时】
只看「客户表」里「该跟进了」为“该跟进”的客户，再加上「跟进记录表」里「需提醒」为“需提醒”的记录，不要自己算日期。
【不许做的事】
不许改「跟进规则表」；不许改客户的「阶段」，除非用户明确说“把某某改成某某阶段”；不许删除任何记录。里面”先预览再写入”和”新客户怎么建”两条，是测完之后加上的。它本来就会先给预览，写进指令，是让它每次都这样；新客户那条，原来只写了”不要新建客户”，结果展会上新认识的客户就录不进去。
（2）知识库：添加这张多维表格。
（3）触发器：用默认的【飞书机器人】，打开之后飞书会自动建一个机器人，业务员在单聊里给它发消息就行。要拉进销售群里用，可以在触发规则里加上”跟进””客户”这类关键词，免得群里闲聊也触发它。
（4）记忆：不开长期记忆。开了之后，它会记住用户的背景、偏好和对话内容，回答时可能用上它自己记住的东西，那句话出自哪条记录就查不到了，换个业务员来问，答案也可能不一样。客户的事只记在表里，它每次回答都去表里查。
配好之后，我按业务员的口气发了一句：”刚跟恒通物流赵经理通了电话，他说年底那批货架配件大概要五万块的量，让我们十一月十五号前把报价发过去。”
它先在客户表找到了”赵经理-恒通物流”，然后列出预览：聊了什么、客户约定、约定日期2026-11-15、约定状态待兑现，口述原文一字没改。我回了”确认”，跟进记录表就多了一条。客户表里赵经理的最近跟进日期跟着变成今天，阶段是已成交，规则表里是30天，下次跟进日期自动算成了11月4日。AI只负责把话整理成一条记录，哪天再跟由规则表决定。
陈老板那条也试了。我说”陈老板说样品试装没问题，下了第一单”，它新增了一条跟进记录，同时把原来那条”10月6日收到样品后试装”的约定改成”已兑现”，”需提醒”随之清空，第二天的提醒里就没有这条了。
再试一个新客户：”今天在展会认识了顺德一家做橱柜的张总，他对我们的静音铰链有兴趣，让我下周三前把产品册发给他。”客户表里没有张总，它在预览里写明要新建客户；我没说公司名，它标了一句”暂时按顺德橱柜录入，如有准确名称请告诉我”；”下周三”换算成了10月14日。我回了正确的公司名，它按改过的内容写了进去。
四、问答：问客户情况，AI查表回复
录入只是一半，更常用的是问。老板想知道某个客户到了哪一步，新来的业务员接手老客户，第一句都是”上次聊到哪了”。这一步最怕的不是答不上来，而是答错了还说得有模有样。
我问了它四个问题：
| 问了什么 | 它怎么答 | 表里的情况 |
|---|---|---|
| 王总上次说了什么 | 先提出”有一条待兑现约定已过期5天”，再按时间倒序列出7月22日、6月10日两条记录，每条标了日期 | 一致 |
| 顺达电子报价报了多少 | 单价0.38元/个，来自9月20日的记录 | 一致 |
| 王总那边报价多少 | 记录里没有提到报价金额 | 华强五金只寄过样品，没有报过价 |
| 李姐她们采购经理叫什么 | 记录里没有提到采购经理的名字 | 记录里只写了”要和采购经理一起看” |
后两个问题是故意问的。问到记录里没有的，它回答”记录里没有”，没有编一个报价或者人名出来，这是指令里”记录里没有写的内容，一律回答记录里没有”那一条在起作用。它说的每一句后面都标着日期，回表里一查就能找到是哪条记录。
再问”今天该跟哪些客户”，它列出来的名单和表里「该跟进了」「需提醒」两列完全一致。指令里让它直接看这两个字段，不自己算日期，名单就不会因为它算错一天而漏人。
五、改造前后对比
| 跟进记录写成一句话 | 约定拆成日期，加上提醒和AI助手 | |
|---|---|---|
| 客户说”九月底再联系” | 写在「聊了什么」里，到期没有提醒，王总那条过期5天才被发现 | 约定日期记成9月30日，前一天开始每天提醒，直到改成已兑现 |
| 今天该跟哪些客户 | 业务员自己翻记录，靠记性 | 每天9点飞书推送名单 |
| 老板问某个客户的情况 | 找业务员，业务员再去翻记录 | 在飞书里问AI一句，一分钟左右回复 |
| 记一次跟进 | 打开表格，逐个字段填写 | 对飞书说一句话，确认预览后写入 |
| 新业务员接手老客户 | 靠上一任口头交接 | 问AI助手，答案出自同一张表 |
最后
王总那条约定现在每天早上9点出现在小林的飞书里，打完电话、把状态改成”已兑现”之前，它会一直在。下回王总再说”等预算批下来”，这句话进表的时候就会变成一个日期。
这套搭起来不难，难的是让业务员养成见完客户说一句的习惯，规则表里那几个天数也得老板自己来定。你手下的业务员如果是各记各的，可以把这篇转给销售负责人，让他对照第一节看看，客户答应过的事现在都记在哪。
这套客户跟进表我整理成了模板，回复「跟进」领取，同时可以获取更多免费的多维表格模板和教程。
