让AI搭多维表格系统，难点在搭之前：老板说得出哪里不顺，却说不清要搭什么。我做过几年产品经理，把做系统前调研需求常问的问题整理成了一张「需求翻译卡」，一共7个问题，左边是业务语言，右边是它在系统里对应的东西。这篇用一个朋友的真实情况试一试：怎么问，怎么让AI把答案写成搭建需求，审出了哪些问题，交给飞书AI搭出来是什么样。
前几天有个朋友找我，说在用豆包工作给自己在飞书里搭项目管理。我问想搭一个什么样的东西，朋友说，自己也说不清需求是什么，所以AI搭出来的东西，也看不出有没有问题。
这种情况很常见。我做产品经理那几年，做系统之前第一件事就是调研需求：问对方现在怎么做、哪一步最麻烦、最后想看到什么，很少直接问「你要什么功能」。现在AI一句话就能搭系统，这一步依然省不掉。不同的是，问完以后，可以让AI帮你把答案写成它能照着搭的需求。
所以我把调研时常问的问题整理成了一张「需求翻译卡」。下面就来试一试：怎么问，怎么让AI整理成搭建需求，我发现了哪些问题，交给飞书AI搭出来是什么样。
一、7个问题，把业务语言翻成系统语言
老板和业务人员习惯说业务语言，比如「项目进度总对不上」「每周要给老板汇报」。AI搭系统需要的是系统语言：几张表、哪些字段、谁能看、什么时候提醒。两者之间缺一层翻译，这张卡就是用来补上这一层的。
| 先回答这几个问题（业务语言） | 它在系统里对应什么 |
|---|---|
| 1. 这件事现在是谁在做、在哪记、用什么记？ | 现状，决定要不要搬旧数据 |
| 2. 最烦的是哪一步：漏了、慢了、错了，还是找不到？ | 要解决的问题，也是搭完以后的验收标准 |
| 3. 每一条要记的，是一件什么事？要记下哪几样？ | 一行记录是什么、有哪些字段 |
| 4. 谁来填、谁来看、谁不能看？ | 权限 |
| 5. 什么时候要提醒谁，或者自动做什么？ | 工作流 |
| 6. 最后你想看到什么：一张表、一个数，还是一条消息？ | 视图、仪表盘、推送 |
| 7. 以后会变的东西（价格、标准、负责人），变了以后，以前的记录跟不跟着变？ | 哪些字段要按当时存一份 |
前6个问题，有经验的人一般都会问到。第7个是我自己遇到问题之后才加上的：储值表里用查找引用带出单价，价目表一调价，老顾客以前的消费全部按新价重新计算，余额也跟着变了。会变的东西，要在搭之前就定好：变了以后，旧记录跟不跟着变。
二、先问现在怎么做，别急着问要什么功能
朋友一开始说的是「主要就是项目管理」。只把这句话交给AI，它只能搭出一个通用的项目管理表：任务、负责人、截止日期、状态，放到哪家公司都差不多。
我没有接着问要什么功能，先问的是：你们现在怎么管这个项目，没有工具的时候是怎么做的。朋友这才讲清楚：公司准备推出一项新服务，由朋友牵头，第一批客户很快要对接，现在基本从零开始，需要和好几个同事一起推进。
我又接着问了三件事：先做哪类客户、服务怎么交付，几位同事各管什么，老板希望做成什么样。得到的回答是：先做哪一类客户还没定；做服务的人打算从公司内部抽调；推广和交付分别有同事负责；老板希望这项服务能持续赚钱，同时给公司的主营业务带来客户。
问到老板的目标，表格才有方向。「给主营业务带来客户」这一句，决定了系统里必须有一张记录客户的表：谁对主营业务感兴趣、转给了哪位销售，都要记下来。只问功能，这句话很难问出来。
这几轮问下来，我的体会是：问现状，不问功能；一直问到老板想要的结果为止；对方答不上来的，先标「待确认」，不用逼着当场想清楚。7个问题里，朋友能答上来的大约一半，剩下的交给AI补一个默认做法。问着问着，有点回到了以前做产品经理、天天和用户聊需求的时候。
三、AI写出来的需求，还得人来审一遍
问完以后，我把聊天记录和翻译卡一起交给AI，让它整理成搭建需求。我用的是千问网页版，换成豆包或其他AI工具也可以。给它的指令如下：
我在帮一位项目牵头人梳理需求，准备让飞书多维表格的AI给对方搭一套系统。下面是我们的聊天记录，还有一张「需求翻译卡」（7个问题）。
请你做三件事：
1. 按翻译卡的7个问题，把聊天记录里的信息整理成答案。聊天里没提到的，不要自己编，写「待确认」，并给一个建议的默认做法。
2. 把整理好的答案，写成一段可以直接发给飞书多维表格AI的搭建需求：要几张表、每张表记什么、表之间怎么关联、谁能看谁能改、什么时候提醒谁、老板要看什么。
3. 全部用业务的话写，不要写代码。
【需求翻译卡】（贴上面那7个问题）
【聊天记录】（贴你和对方的聊天记录）它整理得有几处不错：7个问题逐条对应，聊天里没提到的都写成了「待确认」，并给出建议的默认做法，没有凭空编造；提醒、视图、权限也都给了可以执行的写法，比如任务截止前1天提醒负责人，给老板单独做一个只看进度的视图。
不过逐条看下来，有四处需要改，都涉及业务判断。
第7问它答反了。它建议把价格、负责人放进一张单独的表，任务表只做引用，原话是「这样改字典表，历史任务自动更新」。放到客户签约上，就是套餐一调价，以前签约的客户价格也全部跟着变，和前面储值表的问题一样。签约时的价格要在当时单独存一份，以后调价，不影响已有记录。
老板的第二个目标丢了。它整理的答案里提到了客户，可在写给飞书AI的搭建需求里，三张表没有一张记录客户和线索，「给主营业务带来客户」这件事在表里没有对应的位置。
牵头人最需要的「待拍板的事」，只剩一个筛选视图。先做哪类客户、服务团队从哪里抽调、怎么定价，这些都需要有人推动老板拍板，应该单独建一张表，写清谁来拍板、最晚哪天定。
还有一处小错：它把「个人在用飞书」理解成了「飞书个人版」。
AI能把聊天记录整理得很整齐，但哪句话是老板最在意的、哪一条答反了，需要懂业务的人才挑得出来。按这四处修改后，最终交给飞书AI的是下面这段：
请帮我搭一套「新项目统筹表」，给公司新推出的一项服务使用。现在的情况：第一批客户很快要对接，基本从零开始；参与的人有牵头人（我）、老板、负责推广销售的同事、负责服务交付的同事。老板的目标有两个：这项服务能持续赚钱，同时给公司主营业务带来客户。
请建4张表：
1. 待决定事项：记录还没拍板的事。字段：事项、可选方案、谁来拍板（人员）、最晚哪天定、状态（待讨论/已定/搁置）、最后定了什么、定下的日期。先填这几条：先做哪一类客户、什么时候正式上线、怎么定价收多少、服务团队从哪些同事里抽调、对主营业务有兴趣的客户转给谁跟进。
2. 上线任务：从上线日期往回倒排的任务。字段：任务、所属条线（统筹/推广销售/服务交付/人员准备）、负责人（人员）、截止日期、状态（未开始/进行中/已完成/卡住了）、卡在哪、交付物链接。
3. 服务套餐：每个套餐一行。字段：套餐名称、上线日期、客户类型、套餐价格、服务负责人、签约客户数（从客户表统计）、状态。
4. 客户与线索：签约或咨询的客户。字段：联系人姓名、公司、职位、客户类型、签约套餐（关联服务套餐表）、签约价格、是否已付款、后续意向（无/想加购服务/想了解主营业务）、转给哪位销售（人员）、跟进状态。注意：「签约价格」要在签约时单独存一个数字，不要直接引用服务套餐表的价格，以后调价，已签约客户的价格不能跟着变。
权限：老板能看全部；推广和交付两位同事能看全部，只能改自己负责的任务和自己跟进的客户；牵头人（我）能改全部。
提醒：任务截止前2天，飞书消息提醒负责人；任务过了截止日期还没完成，提醒牵头人；待决定事项到了最晚日期还没定，提醒拍板的人；客户的后续意向改成「想了解主营业务」时，提醒对应的销售。
视图：上线任务按条线分组的看板；上线任务的甘特图；每个人只看自己任务的「我的任务」视图。再做一个给老板看的仪表盘：待拍板几件、任务逾期几项、签约客户数、转给销售的线索数。
服务方案、销售话术、交付流程这些文档不用建表，我会放在飞书知识库里，任务表里只放链接。顺带说一句：文档、知识库和表格也不用分开做两套。需要追进度、有负责人和截止日期的放进表格，方案、话术这类文档放进知识库，表格里留个链接就可以。
四、交给飞书AI搭，哪些对了、哪些要补
我把这段需求交给飞书多维表格的AI，等它搭完以后，又把结果逐项核对了一遍。
先说做对的地方。4张表都建了，字段和需求基本一致：决策事项表里有拍板人和最晚决策时间，上线任务表按条线分好了看板。客户表里的「签约价格」是一个单独的金额字段，没有引用套餐表的价格，第7问改过的那一处，它照做了。提醒也建了4条：任务截止前2天提醒负责人，待拍板的事到了最晚日期提醒拍板人，客户的后续意向改成「想了解主营业务」时提醒跟进的销售。它还多做了3个仪表盘，老板要看的待拍板数量、逾期任务数、签约客户数都有，「逾期任务」的条件也设对了：截止日期早于今天，并且状态不是已完成。
再说需要人工补的地方。最要紧的有两处：一是权限没配，需求里写了两位同事只能改自己负责的任务和客户，可这张表的高级权限没有开启，所有人都能改全部数据；二是4条提醒虽然建好了，但都处于停用状态，不手动开启，一条也不会发。
还有几处问题小一些。客户表少了公司、职位、客户类型三个字段，「先做哪类客户」定下来以后，表里没办法按类型统计；甘特图和「我的任务」视图没有建；后续意向少了「想加购服务」这一项；付款状态、跟进状态是手动输入的文本，最好改成单选；仪表盘的「线索总量」统计的是全部客户，没有只算转给销售的那部分。每张表里还有10条示例数据，正式使用前要清掉。
整体结构和第7问那处关键的价格，AI按需求做对了；权限、提醒开关和几个字段，还需要人一项项补上。这些补起来都不难，难的是知道要去查哪里。
五、这张卡解决不了的问题
这张卡解决的是「说清楚」。7个问题逐个答完，AI拿到的就不只是「项目管理」四个字，搭出来的东西会更接近你想要的。
它解决不了的，是答案对不对。第7问就是一个例子：问题摆在那里，AI也认真回答了，可它给出的做法恰好会改动历史记录。哪些东西该跟着变、哪些要在当时单独存一份，需要遇到过这类问题才判断得了。
最后
这张卡我自己用下来，最大的作用是让人在搭之前多问几句。问清楚以后，交给AI搭只需要几分钟，搭出来的东西也更贴合自己公司的做法。
这张需求翻译卡可以收藏起来，也可以转给公司里负责搭系统的同事。答完拿不准的地方，可以把答案发给我，我帮你看看还需要补什么。
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