员工证件到期提醒：用多维表格按证件类型提前通知负责人

员工的健康证、电工证、叉车证、劳动合同，加上公司自己的生产许可证和年报，一张证一行录进多维表格。每种证按自己的办理周期提前提醒：健康证提前一个月，电工证提前半年，叉车证提前三个月。每天早上8点40，该续办的证自动发到负责人的飞书。

老陈是一家食品加工厂的行政主管，厂里五十多个人。上个月市场监管来检查，翻员工健康证明的时候，生产线上有三个人的健康证已经过期了。当场责令改正，下了整改通知，老板在办公室把老陈叫过去问了半天。

老陈其实一直有一张Excel，记着每个人的证件和到期日。问题是这张表不会提醒，哪张快到期了，全靠他自己隔一阵翻一次。月底一忙，就翻不到了。

更麻烦的是，每种证提前多久开始办，差别很大。健康证去体检，几个工作日就能出证，提前一个月够了；电工证今年6月起改成6年换证，要先培训、考试，再申请换证，提前一个月根本来不及；叉车证4年复审，也得提前几个月准备。所以我在想，能不能让表自己按每种证的提前量算，到点直接把该办的推给负责人。

这件事很适合用多维表格来做：把证件信息录进表里，用公式算到期，再在固定的时间自动给负责人发飞书消息。做起来也不复杂，两张表就够：一张「证照类型表」，写清每种证提前多少天提醒；一张「证照台账」，一张证一行。公式每天自动算还剩几天、该不该办，工作流每天早上定时把该续办的证发给负责人，不用再靠人记着。

本文目录：

1. 两张表：证照类型表和证照台账

2. 公式：计算还剩几天，按各自的提前量判断

3. 视图：每天先看「需要提醒」

4. 自动提醒：每天早上推给负责人

5. 改造前后对比

6. 最后

一、两张表：证照类型表和证照台账

1.证照类型表：每种证提前多少天提醒

这张表用来维护每种证件的规则，一行一种证，最关键的字段是「提前提醒天数」，也就是到期前多久提醒。因为每种证件的性质不同，所以提前的天数也有差异。表里的提前天数是按办理周期给的建议值，各地发证部门的要求可能不一样，第一次用之前按你们当地的要求核一遍。

表里还有一列「续办要点」，写清每种证续办时要注意什么，后面的提醒消息会直接带上，负责人收到就知道要做什么。

2.证照台账：一张证一行

台账是一张证一行，不是一人一行。一个员工可能同时有健康证、劳动合同、电工证，到期日各不相同，摊开成一张证一行，每张证才能单独算、单独提醒。

手动填的字段有这些：持证人、部门、在职状态、证照类型（关联证照类型表）、证件编号、到期日、负责人（人员字段，提醒发给谁）、办理进度、证件照片、备注。

其中三个字段是我按实际情况加的。「在职状态」：员工离职后改成「离职」，这张证就不再提醒，不用删记录。「办理进度」：约好了就改成「已安排」，提醒消息里会带上这个状态，负责人一看就知道哪些已经在办。「证件照片」：检查的时候直接在表里翻出来，续办之后把新证照片传上去。

二、公式：计算还剩几天，按各自的提前量判断

公式是这张台账的核心，所以单独拿出来讲。证照台账里一共6个公式字段，依次来看。

1.提前提醒天数：从关联的证照类型表里取这张证的提前量。

SUM([证照类型].[提前提醒天数])

关联字段取出来的是一组值，用SUM把它变成一个数字，后面才能拿来比较。

2.距到期天数：到期日减去今天，两个日期相减得到的就是天数。

ROUND([到期日]-TODAY(),0)

3.提醒状态：拿剩余天数和这张证自己的提前量比，分成四种。

IF([在职状态]="离职","⚪ 已离职",
IF([距到期天数]>=0,
IF([距到期天数]>[提前提醒天数],"🟢 正常","🟡 该续办了"),
"🔴 已过期"))

4.待提醒：在职、并且已经进入提前提醒期（包括已经过期的），显示「需提醒」，否则留空。

IF(AND([在职状态]="在职",NOT([距到期天数]>[提前提醒天数])),"需提醒","")

这一列看起来和提醒状态重复，单独做出来是给工作流用的。工作流查找记录时按公式字段筛选，只有「不为空」这个条件是可行的，按公式的具体文字去筛，常常一条都筛不出来。所以干脆做一列满足条件就有字、不满足就留空的字段。

5.提醒内容：把一条提醒要说的话提前拼好，消息里直接引用这一列。

CONCATENATE([持证人],"的",ARRAYJOIN([证照类型].[证照类型],""),
"（",[证件编号],"）",
IF([距到期天数]>=0,
CONCATENATE("将于",TEXT([到期日],"YYYY-MM-DD"),"到期，还剩",[距到期天数],"天"),
CONCATENATE("已于",TEXT([到期日],"YYYY-MM-DD"),"过期")),
"。办理进度：",[办理进度],"。",ARRAYJOIN([证照类型].[续办要点],""))

日期如果直接放进消息里，飞书里会显示成一串数字，所以先用TEXT把它转成「2027-03-20」这样的文字。

6.到期月份：把到期日转成「2026年12月」这样的年月文字，第三节的「按到期月份」视图就按这一列分组。

TEXT([到期日],"YYYY年MM月")

按年月分组之后，同一个月到期的证排在一起，行政可以一次把这个月的体检、续办都约好。

拿演示表里周建国这一行来看：电工证还剩130天，按它自己的180天已经该开始办了。如果所有证都统一提前30天，要等到2027年2月18日才会提醒，那时候再去报培训、考试，大概率来不及。

三、视图：每天先看「需要提醒」

同一张台账，可以按不同的看法配几个视图。我配了4个，每个对应一种使用场景：

1.全部证照：按到期日从近到远排，所有字段都在，平时录入和修改用这个。

2.需要提醒：筛选「待提醒」不为空，只剩今天要处理的几张证。行政每天上班先打开这个视图，看完就知道今天要盯谁。

3.按到期月份：按到期月份分组。这个月、下个月各有哪些证到期一目了然，同一个月到期的健康证可以安排一起去体检，比一个个约省事。

4.按提醒状态：按提醒状态分组，已过期、该续办了、正常、已离职各有几张，适合月底给老板汇报。

四、自动提醒：每天早上推给负责人

和Excel最大的不同是，多维表格可以设置工作流：按条件在固定的时间提醒对应的负责人，不用再靠人记着。在多维表格里新建一个工作流，一共4步：

第1步：触发条件选【定时触发】，每天早上8点40分。

第2步：添加【查找记录】，数据表选「证照台账」，条件是「待提醒」不为空；找不到记录时结束流程。

第3步：添加【循环】，对查找到的每条记录逐条处理。

第4步：在循环里添加【发送飞书消息】，接收人选当前这条记录的「负责人」，消息内容引用「提醒状态」和「提醒内容」，再加一个按钮，链接到「需要提醒」视图。

负责人收到的消息大概是这样：「🟡 该续办了：周建国的特种作业操作证（电工、焊工等）（低压电工T4401…）将于2027-03-20到期，还剩130天。办理进度：未安排。2026年6月1日起不再每3年复审，改为每6年换证……」

这个消息由一个和多维表格同名的机器人发出。

续办好之后，把到期日改成新证上的日期，传上新证照片，办理进度改回「未安排」，这张证会自动回到「🟢 正常」，第二天起不再提醒。

五、改造前后对比

	以前（Excel记一张表）	现在（证照类型表＋证照台账）
哪张证快到期	隔一阵自己翻一次，忙起来就忘	每天早上8点40自动发到负责人飞书
提前多久办	心里大概记着，所有证差不多都提前一样久	每种证按自己的提前量算，电工证提前半年、健康证提前一个月
离职员工的证	要记得去删，不删就一直看到	改成「离职」就不再提醒
检查时找证件	翻文件夹找复印件	在台账里按人、按证照类型筛，照片直接看
月底汇报	现数	「按提醒状态」视图分组看数量

六、最后

用这张表之前，有两件事要注意：

一是第一次录入最费事。五十多个人，每人两三张证，要把证件一张张翻出来，录到期日、拍照上传。这一步没有捷径，录完这一次，后面只要在续办后改一下到期日就行。

二是负责人要在飞书里。提醒消息发给「负责人」字段里的人，负责人要是同一个飞书组织的成员。员工本人如果也在飞书里，可以在工作流里加一个接收人，让员工本人也收到。

其实整体看下来，这张表并不复杂，主要是把规则理清楚，然后用合理的表格结构维护好。剩下的就按流程自动处理了。回到老陈那张表，他不用再自己隔一阵翻一次，每天早上看一眼消息就知道今天要处理什么事情。

这张证照台账的演示表，包括两张表、公式、视图和提醒工作流，我整理成了模板，回复「证照」领取。