上周三下午四点多，朋友老陈在电话里跟我吐槽。他厂里做五金件，四十来号人。那天客户在微信发来一条语音，大意是上次那个不锈钢支架，再加1500个，最好这周五出货。老陈听完就一个反应：接还是不接?
他没法马上回。得先打开电脑翻计划员维护的Excel排产表；再看看这周还有哪几张单在进行中；然后打电话问车间，那台机器现在做到哪了。等他把这几件事凑齐，已经过去四十分钟，客户在微信里又催了两遍。
最后他只能回”我尽量安排”，但心里也没什么底。
痛点是什么？
这种情况其实很常见，像小厂的排产，十有八九是这套组合：订单在 Excel 里，库存在仓管的本子上，临时插单在微信语音里，车间进度靠打电话问。（库存那半边怎么收进表里，我另写过一篇多维表格搭进销存系统，和这套排产表是能接上的。）
每个地方都有信息，但没有一个地方能告诉你这周到底还塞不塞得下。
上个正经的排程系统？完全没必要，那玩意儿要求你先把设备产能、工艺路线、换模时间全部数字化，老陈厂里连”哪台机不能做哪个件”这件事都只在组长脑子里装着。
而且自动排程解决的也不是老陈的痛。他不需要机器替他排，他需要的是在微信里回客户之前，手上有个数。
想通这一点之后，事情就简单了。其实只需要知道：
插单进来，立刻算出这一周塞不塞得下；塞不下的话，差多少。
至于差了之后是加班、外协、还是跟客户谈延期，那是老陈的决定，不是系统的。
用多维表格零成本搭三张表
我用飞书多维表格给他搭了三张表。简单的三张表就可以解决很大一部分问题了。这也是我一贯的做法——制造业的活不一定要上 ERP，之前那套零成本领料库存应用也是同一个思路。
第一张：产品工时表，是个基础信息表。这里记录的是每个产品做一个要多久。
第二张：生产订单表，核心的一张表。每张订单一行，自动算出这张单要消耗多少工时。
第三张：产能周表，每周一行。这周有多少工时可用，已经排掉多少，还剩多少，超了没有，这张表都可以全自动算出来。
这三张表靠一个字段串起来：订单表里的「排产周」。你把一张订单挂到哪一周，那一周的负载就自动计算出来。
它像个进度条：每塞一张单进去，条就往前走一截，超过 100% 自动变红。
这个多维表你不用一个字段一个字段建。我给你AI搭建的指令，你直接复制发给AI建表就好了：
帮我创建一个「插单产能看板」多维表格,包含三张数据表,
把字段关系、公式一并建好,并填入示例数据。
【表一:产品工时表】
字段:
- 产品编号(文本)
- 品名(文本)
- 单件工时h(数字,保留2位小数)
示例数据:
P001, 不锈钢支架A, 0.05
P002, 铝合金外壳B, 0.15
P003, 塑胶按键C, 0.02
P004, 铜接头D, 0.08
【表二:产能周表】
字段:
- 周次(文本)
- 起止(文本)
- 可用工时(数字)
- 本周订单(关联字段,关联到「生产订单表」)
- 已排工时(汇总字段,对「本周订单」关联到的记录,统计其「所需工时」求和)
- 负载率(公式字段:已排工时 / 可用工时,显示为百分比)
- 状态(公式字段:IF(负载率 > 1, "🔴 爆仓", IF(负载率 > 0.85, "🟠 紧张", "🟢 正常")))
示例数据:
2026-W33, 08/10-08/16, 120
2026-W34, 08/17-08/23, 120
2026-W35, 08/24-08/30, 120
【表三:生产订单表】
字段:
- 订单号(文本)
- 客户(文本)
- 产品(关联字段,关联到「产品工时表」)
- 单件工时(查找引用字段,引用「产品」所关联记录的「单件工时h」)
- 数量(数字)
- 所需工时(公式字段:数量 * 单件工时)
- 交期(日期)
- 排产周(关联字段,关联到「产能周表」)
- 加急(单选:是 / 否)
- 客户原话(多行文本)
- 状态(单选:待排产 / 生产中 / 已完成)
- 备注(多行文本)
示例数据(请把「产品」和「排产周」这两个关联字段也一并选好):
SO-2601, 东莞德昌, 产品=P001 不锈钢支架A, 数量1200, 交期2026-08-14, 加急否, 生产中, 排产周=2026-W33
SO-2602, 佛山信和, 产品=P002 铝合金外壳B, 数量300, 交期2026-08-15, 加急否, 生产中, 排产周=2026-W33
SO-2603, 中山伟业, 产品=P003 塑胶按键C, 数量2500, 交期2026-08-21, 加急否, 待排产, 排产周=2026-W34
SO-2604, 惠州精工, 产品=P004 铜接头D, 数量250, 交期2026-08-22, 加急否, 待排产, 排产周=2026-W34
两点要求:
1. 「产能周表」的「本周订单」和「生产订单表」的「排产周」是同一组双向关联,
建一次即可,不要建成两组各自独立的关联
2. 建完后,W33 的已排工时应为 105、负载率 87.5%、状态 🟠 紧张;
W34 应为 70、58.3%、🟢 正常。请自查这两个数对不对到这一步，至少知道这周已经排得挺满了。但这还只是个仪表盘，真正省事的部分在后面。
AI能帮到你什么
上面那套表还是有个问题：所有数据得有人录进去。插单来了，你还是得手动新建一条记录、填客户、填数量、算工时。
这一步我们能交给 AI。用的还是 WorkBuddy，之前那篇让它把文件夹里的 PDF 合同整理成会自动提醒到期的表，走的是同一套连法。
老陈用的是WorkBuddy，让它直接连上飞书，就可以读取飞书的数据，并且在多维表格进行相应操作了。
配完先别急着让它写数据。我们可以试试看workbuddy能不能获取到这个多维表格的数据。比如”读一下这张产能周表的第一条记录给我”。
这样就说明是通的了，那么接下来，我们就可以把每周真正在做的事情，给到workbuddy，让AI来帮我们完成。
比如以下几个场景
场景一：插单进来，让它建单
比如客户发了一段微信语音，我们直接用微信自带的转文字功能转出来，连同指令一起丢给 WorkBuddy:
下面是客户刚在微信发来的原话。请:
1. 提取出:客户名称、产品名称、数量、要求交期(转成 YYYY-MM-DD)、
是否加急、原话里的让步空间或隐藏条件
2. 没提到的项一律填"未说明",不要猜、不要编
3. 在【生产订单表】新增一条记录,订单号按现有编号顺延,
把能确定的字段填进去,排产周先留空
4. 原话原样存进「客户原话」字段
5. 做完把提取结果列给我看
原话:「老王啊,上次那个不锈钢支架,我这边客户催得紧,能不能再给我加
1500个?最好这周五之前能出货,实在不行下周一也行,但真的不能再晚了。」它给回来的是这么一张表:
| 项 | 提取结果 |
|---|---|
| 客户名称 | 未说明(需人工确认) |
| 产品名称 | 不锈钢支架 |
| 数量 | 1500 |
| 要求交期 | 2026-08-14 |
| 是否加急 | 是 |
| 让步空间 | 可接受延到 2026-08-17(下周一)，但不能更晚 |
这里我要停一下说个事。客户名它填的是”未说明”，因为那段话里客户真没提自己是谁，老陈自己看微信是谁发的就知道。
这是我故意在指令里写死的：不要猜、不要编。毕竟太多人吹 AI 全自动，结果它把没有的信息编得有鼻子有眼，你还得回头一个个核实。宁可让它老实说”我不知道”，你花三秒补一下，也比它编一个客户名让你在生产单上发现要强。
场景二：先计算，别改
老陈把客户名补成”东莞德昌”，产品关联到 P001，系统立刻算出 1500 × 0.05 = 75 个工时。
接下来是关键决定：这单排 W33 吗？
他没有直接改表，而是先让 WorkBuddy 算一遍:
读《插单产能看板》的【产能周表】和【生产订单表】。
假设把 SO-2608(不锈钢支架A,1500件)排进 2026-W33:
1. 算出 W33 届时的已排工时和负载率
2. 如果超过 100%,把该周所有订单连同各自的交期列出来,
判断哪几张交期相对宽松、可以后移到 W34
3. 算出后移之后 W33 还差多少工时
4. 顺带看一眼 W34 接得住吗
只算给我看,不要修改表里任何数据。记得最后要说明”不要修改任何数据”别省。读和写要分开成两步走，不然AI 一边算一边改，你连它到底改了什么都不清楚。
比如它算出来的结果是:
总结一下大概是这样的一个结论：
W33 排入后:已排 180h / 可用 120h = 150% 🔴 爆仓
本周订单:
- SO-2601 东莞德昌 60h 交期 08-14 ← 最急,不建议动
- SO-2602 佛山信和 45h 交期 08-15 ← 相对宽松
- SO-2608 东莞德昌 75h 交期 08-14 加急 ← 新插单
建议后移:SO-2602(45h)到 W34
后移后 W33 = 135h / 120h = 112.5%,仍超载,还差 15h
W34 后移后 = 115h / 120h = 95.8%,接得住但会变紧张场景三：挪一张，还不够
它没有给老陈一个”我帮你排好了”的假答案。它算出来的是：就算把能挪的那张挪走，这周还是差 15 个工时。
15 个工时是什么概念？一台机一天 8 小时，差不多就是两天的活。
到这一步，老陈手上有三个选项，每个都带着数字:
一是加班，一台机加两天班补上；二是这 15 个工时的量外协出去；三是跟客户谈，把交期从周五推到下周一。
第三个选项是怎么冒出来的？回头看场景一，AI 从那段语音里说到的：”实在不行下周一也行，但真的不能再晚了”。
客户自己已经把台阶递过来了。老陈之前听语音的时候，注意力全在”加1500个”和”这周五”上，那半句让步他压根没往心里去。
他最后选了第三条。给客户回微信的时候，他说的不是”我尽量安排”，而是：”这周我这边差 15 个工时，周五真出不来。按你说的推到下周一，我保证出货。”
客户回了个”行”。
这就是这套东西的全部目的：它不替你做决定，它把”到底差多少”算清楚，让你有数字可以去谈。以前你只能说”有点赶”，现在你能说”差 15 个工时”。这两句话在客户耳朵里，分量完全不一样。
场景四：确定了，再让它改
谈完了，我们再让AI改数据:
修改《插单产能看板》:
1. 把 SO-2602 的排产周从 2026-W33 改成 2026-W34
2. 把 SO-2608 的排产周设为 2026-W33,交期改成 2026-08-17,加急设为"是"
3. 在 SO-2602 的备注里写:"因 SO-2608 加急插单后移,已与佛山信和确认"
4. 改完把 W33 和 W34 的最新负载率报给我
改之前先把这两条记录的原值列给我确认。最后那句”先把原值列给我确认”，建议每次写操作都带上。万一AI理解错了改错行，你至少知道原来是什么，能改回去。
什么该交给 AI，什么该交给表格
搭完这套之后我自己捋了一遍，发现分工其实挺清楚的:
1.表格负责确定的事。工时怎么算、负载率多少、超没超 100%，这些是死规则，公式算得又快又准，而且永远不会算错。这部分就没必要交给 AI了。你让 AI 去算 1500 × 0.05，它大概率算对，但你永远得再核一遍，那还不如公式。
2.AI 负责不确定的事。客户那段语无伦次的语音里到底说了什么、哪张单的交期相对宽松、后移之后差多少。这些是过去必须人一眼眼看、一条条比的活。
还有一个分工是关于时机的:
到点自动干的事，用多维表格自己的自动化。比如老陈还配了一条：每天早上八点，把交期在三天内、状态还是”待排产”的订单推到他飞书上。这种规律性的活，自动化最可靠，不用你开电脑。
临时来活时的判断，才用 WorkBuddy。因为插单这件事本身就是不定时的，而且每次的情况都不一样。
不足之处
这套系统肯定也有自己的边界，我们有必要说一说
1.它管不了车间里的真实情况。比如哪台机不能做哪个件、哪个师傅做什么更快、换模要多久，这些还是在组长脑子里。这套表算的是总工时够不够，不是排程可不可行。总工时够但工序撞车的情况，它看不出来。
2.颗粒度只到周，不到天。小厂排产精确到天太难了，一个插单进来全废。按周看，反而和老陈真实的决策颗粒度对得上。
3.AI 读语音会读错。方言重、背景吵、客户说话绕，都可能出问题。正确的用法是”AI 先读、人扫一眼”，而不是”读完就不管”。老陈现在的习惯是每条提取结果都过一眼，大概花五秒。
最后
老陈用了两周，跟我说最大的变化不是省了多少时间，是他现在敢当场回客户了。
以前客户在微信里问”这单能不能加”，他要么打太极说尽量，要么拍脑袋答应下来再回头救火。现在他打开表看一眼，超了多少一目了然，能接就接，接不了就直接说差多少、什么时候能给。
有一次客户听完他报的数字，反倒说了句”你们挺专业啊”。其实哪有什么专业不专业，就是把一件本来算得清、只是没人去算的事，让机器算了一遍而已。
