二、先从一个基础的自动化流程说起

这个标题是：“先从一个基础的自动化流程说起”。 因为我想了下，还是不要按功能1、功能2这样来介绍，容易看不下去，感触也不深。

所以，我先从一个最基本最常用的案例来介绍，穿插介绍自动化的功能，然后让我们先成功的跑起来一个自动化流程。这样会直观一些。

举这样一个例子：

如下，当我添加一个项目的时候，就给总负责人发送一条飞书消息。

对应到多维表格，你可以先在脑海里想一下这个流程：

当我在项目表格中，新增一条记录 –> 这条记录我维护了项目名称和总负责人 –> 系统自动给总负责人发送一条飞书消息，提醒他有一个新的项目是你负责。

1、在哪里新建自动化

在多维表格中，我们点击在右上角的“自动化”，即可进入。

进入后，我们创建一个自动化流程。（一个多维表格里，可以有多个自动化流程）

2、自动化之“触发条件”

一个自动化流程，要让它运行起来，一定是要有一个让它运行起来的指令。 你给它下了命令后，流程才能运行跑起来。不然它是没办法自己动起来的。

那么这个“指令”，就是我们所说的“触发条件”

“触发条件”是自动化工作流里的第1步

以我们的案例为例，我们希望这个触发条件是当我在表格里新增了一行时。

所以，触发条件这里，我们就选择“添加新记录时”

然后，你要选择数据表，也就是你多维表格里的哪张表添加记录时，才触发流程。

另外，也可以选择“XX字段不为空时”才触发，比如我的“总负责人”必须选择了人员后，才会触发流程。

好了，到这里，我们的触发条件就配好了。 回顾一下，这个触发条件的意思就是：当我在“项目”这张多维表格里，添加了一行记录，并且选择了总负责人，才会执行后面的动作。

当然，触发条件配好了，我们接着要配置执行操作，不然自动化流程触发了，但是它不知道要去做什么。我们需要让它去执行一些动作。

3、自动化之“执行操作”

好了，这里我们就来给流程配置执行操作，也就是让流程去做些什么。

以我们的案例为例，我需要让它给新增行记录内的“总负责人”发一条飞书消息。

那我们就在第2步，添加一个“发送飞书消息”的操作。

然后来配置这个消息由谁发，发给谁，发什么内容。

其实到了这里，很多新人首先会有一个疑问：我选择的“总负责人”不是固定的，他是一个变量，那我怎么去给这种不固定的人发消息呢？

好，那我们来看看

（1）发给谁

在接收方这里选择接收人。

我们在“接收方”字段，点击下拉，如果你希望选择固定的人作为接收方，那么就直接搜索组织架构的人名就好了。

当然这里我们选择的不是一个固定的人。那么就看下拉框最底下的选项“选择之前步骤产生的数据”

这个意思其实就是选择之前步骤中存在或产生的一些字段值，比如我们在第一步新增记录时选择的“总负责人”，它实际就是选择一个变量。

这里稍微抽象一点，你可以多琢磨二分钟。

我们点击“选择之前步骤产生的数据”，然后在弹框中的“第1步新增的记录”里点击“继续”

这里面就是第一步的字段，我们选择“总负责人”

这样，接收方这里，就变成我们添加的表格记录里所选的总负责人了。

（2）由谁发

这里比较好理解，就是发出去的飞书消息，是以谁的名义来发。

比如是你个人，还是多维表格的飞书机器人，或者你自己定义的机器人也行。

（3）发什么内容

这里有三个点

①标题

也就是你要发送的消息展示的标题

②内容

即你要发送的消息展示的内容

③按钮

发送的消息要不要添加操作按钮

因为是一个初级案例，我们的目的是说明基础的操作，先能完整的完成一个流程，所以这里，我们先不管变量。对于标题、内容和按钮，我们就都有固定的值来配置。

①标题：“你有一个新的项目”

②内容：“你有一个新的项目，你是主负责人”

③按钮：复制多维表格的链接，点击按钮可以直接打开链接。

然后起一个名字，点击“保存并启用”（一定要启用哦，不然流程就没办法被触发的）

到此，这个流程就配置完成了。

我们可以试试效果。

我们在项目的表格里，新增一行

然后，我的飞书就收到了一条消息

这个消息卡片的标题、内容和按钮，都对应上了我们在自动化中配置的内容。

到此，一个自动化流程，就完成了。基础的操作就已经会了。

三、自动化流程还能做些什么

其实上面配置完一个完整的自动化流程后，基本的操作就算是掌握了，可以根据自己的需要去实现各种自动化。

那么这一节，就介绍更多的一些功能，帮助你了解自动化能做的更多的事情。

我按“触发条件”和“执行操作”这两类来介绍，过程中也会列举案例或场景，尽量让大家更好的理解

（一）触发条件

其实有哪些触发条件，打开自动化也就一目了然了。

添加新纪录这个，我们上面已经介绍过，这里就不再具体说了。

那么看看别的。

1、修改记录时

也就是你修改了表格中某条记录时，并且可以细化到字段，并给字段设置条件值。

这里适用的一个场景，就比如当我修改了任务项里的任务状态，比如从未开始变为已完成，那么就执行一些操作。

修改这个动作，就作为一个触发条件。

比如这样设置：

2、新增/修改的记录满足条件时

即，当新增或修改过的某条记录满足了特定的条件时，即可触发后续操作。

操作和修改记录比较类似，注意它们俩的区别即可：“新增/修改的记录满足条件时”和“修改记录时”的区别在于，只有当你设置的字段本身发生变更、且满足了条件时，才会触发自动化流程。其他字段的变更不会触发。如果你想监测任意字段的变动，且对某一字段的值有要求，请选择“修改记录时”作为触发条件。

3、到达记录中的时间时

也比较好理解，按字面意思，即 当到达了记录中设置的时间时，可触发后续操作。

这个条件适用的场景：比如项目管理或任务类，填写了明确的时间节点，然后需要根据时间节点来进行后续通知等操作。

当你选择记录所在数据表，系统会自动把表里的日期字段为你筛选出来，你选择要根据什么日期字段来进行下一步操作即可。

触发时间，你可以选择在什么日期的几点触发。

比如：当任务项，在截止时间的前一天的下午5点，触发自动化流程。 那么这种场景我们就可以这样来配置。

4、定时触发

在特定的时间触发后续操作。适用于需要周期性、重复触发同一操作的场景。

比如一些重复性日程，如周会，就用定时触发的功能。

5、点击按钮时

当用户点击了多维表格中的按钮时，即可触发后续操作。

这个按钮就是多维表格里的按钮字段。有一些场景（比如手动针对表格里的行记录去发送一些通知等），我们可能会在多维表格中添加按钮，当你点击按钮的时候，才会触发自动化流程，

6、接收到 webhook 时

通过 webhook 调用多维表格自动化，可实现不同多维表格间、外部系统与多维表格间的数据联动和同步。

外部系统发生变更后，发送 HTTP 请求（POST）至多维表格自动化流程。多维表格自动化流程接收到这个信息后，进一步触发相应的自动化操作。

webhook这个是比较新的功能，我后面单独找几个场景来介绍下它的使用方法。

（二）执行操作

自动化流程触发后，接下来就需要做执行一些操作。

那么多维表格自动化能做什么操作，这里我们就来介绍下。

如上，就是多维表格自动化可进行的一些操作。

1、发送飞书消息

我们在上一个章节有简单介绍过发送飞书消息的操作。

发送飞书消息，在自动化里会比较常用，在实际应用中，我们经常会根据各种规则条件，来给对应的人或群组发送消息。

其实飞书消息的样式，可以定义的更加灵活和个性化，我们可以设置变量，设置样式，让消息更加贴近我们的需求。

怎么理解？来举例说说。

比如说哈，我在项目表格里，添加了一个项目，然后想通知给总负责人

那么按我们之前实现的消息样式，如下，都是一些纯文本的展示。

那你有没有想过，我直接在消息的标题和内容里，直接加上关于项目的基本信息，会不会体验更好一些？ 因为收到消息的人，直接就在消息卡片中可以获取到一些关键的内容。而不是千篇一律的提醒。

进入自动化流程配置，我们看到标题和内容旁边都有一个“加号”，点击这里，我们可以去选择变量。

比如标题，我选择第一步新增的项目名称变量。

然后除了变量，我也可以写一些文本，把文本和变量拼起来，另外还可以选择标题的背景色。

内容的配置也是一样

我们可以试一下，添加一个新的项目

然后我们收到的消息，就是按照表格里的变量来展示的。

非常简单方便吧？

另外再说一下，除了标题和内容，你也可以在卡片上增加按钮

就是我们之前添加过的操作按钮。

这个按钮其实也大有用处。

它能做什么操作？

如下：

当你点击按钮，你可以跳转到网页链接，也可以新增/修改表格记录，还可以关联自动化流程

这里的场景也比较好理解。

举一个例子

比如我加个按钮，叫“项目推进中”，我点一下，这个项目的状态，就变成了“推进中”

相当于我直接在卡片里就可以进行相关操作，并且直接操作多维表格里的数据。这样就更加的方便了。

发送飞书消息的操作，我们就先介绍这些。

2、发送飞书邮件

这个操作就不详细说了，和发送飞书消息的配置类似。

如果你需要以邮件的方式发送，可以用这个操作项。

你可以自定义收件人、邮件主题和正文，还可以引用多维表格中的附件字段作为邮件附件。

3、新增记录

即，在多维表格的一个数据表中新增一条记录

这个操作，一般什么场景会用到？

比如，当在多维表格中新增一个客户时，可以在任务表里，自动创建一个跟进任务。

你可以设置需要新增什么内容。

4、修改记录

即，在多维表格的一个数据表中修改一条记录

操作和新增记录类似

修改记录一般会用在什么场景？

比如

数据更新：当需要更新多维表格中的某些记录时，可以使用执行“修改记录”操作来批量更新这些记录。例如，更新产品价格、库存数量等。

状态变更：在多维表格中跟踪任务、项目或订单的状态时，可以使用执行“修改记录”操作来更改状态字段的值。例如，将任务状态从“进行中”更改为“已完成”。

5、AI生成文本/AI更新记录

（1）AI生成文本

根据指令生成文本

这个指令就是prompt，你录入你的prompt，让AI根据指令来帮你生成文本内容。

prompt也支持引用多维表格中的内容，或是引用前置自动化步骤产生的数据，进行润色、总结并生成一段文本。生成的文本内容还可以进一步作为后续的自动化步骤的输入。

比如你可以用在：

总结：根据多维表格中的数据，自动生成对这些数据的描述文本。例如，根据销售数据自动生成销售报告的摘要部分。

创意：根据多维表格中其他字段的内容，帮你生成创意类内容。如，为广告活动、文案写作或设计项目提供创意。

（2）AI更新记录

自动更新一个数据表中 AI 字段的内容。可同时选择多个 AI 字段进行更新。

注：AI生成的内容效果不一定很准，还是要多根据自己的实际场景，做一些检查。

7、查找记录

查找记录，更像是一个中间步骤，它不能作为自动化流程的最后一步。

它主要的功能，是查找多维表格中符合条件的记录，并将查找到的记录用于后续步骤中。

比如在自动化流程中，我可以根据查找记录的结果来决定下一步的操作。例如，如果查找不到相关记录，则执行特定的错误处理流程。

再比如根据特定条件查找记录，并将结果用于更新其他字段的值。例如，根据产品的库存数量查找相应的供应商信息，并更新供应商字段的值。

8、发送 HTTP 请求

通过 URL 发出网络请求，调用第三方平台来处理数据。

这个操作暂时不详细说，因为单独去讲，可能会没那么直观

后续我会通过一些实际的案例来具体说明。

9、延迟

在上一步之后操作执行之后，延迟指定的时长，再触发下一步操作。（当前仅支持最长 2 小时，最短 1 分钟的延时）

延迟可能更多用在一些数据同步的场景下，因为有时候同步可能需要一点时间，所以我们需要等待一段时间后，等数据同步完成，再去进行接下来的操作，以确保流程和数据的正确性和稳定性。

10、飞书日程

创建和删除飞书日程

以创建日程为例，指基于多维表格中的内容，在飞书日历上创建一个日程。

可直接在自动化流程中设置日程主题、开始与结束时间、参与人等。

创建日程一般会用在什么场景？比如：

• 当在多维表格中创建或更新一个任务时，可以自动创建一个对应的日程给相关人员。
• 在项目表格中，当添加一个项目或更新项目的截止日期时，可以自动创建一个日程，提醒团队成员重要时间节点。
• 在培训表格中，当添加一个培训课程或更新培训时间时，可以自动创建一个日程，提醒学员参加培训的时间。

11、飞书任务

创建/完成/重启/删除任务

以创建任务为例，指基于多维表格中的内容，创建一个飞书任务。

可直接在自动化流程中设置任务标题、负责人、截止时间、关注人等信息。

12、飞书群组

创建飞书群组、添加群成员、移除群成员

以创建群组为例，指基于多维表格中的内容，创建一个飞书群组。

可直接在自动化流程中设置群名称、群成员、群主等信息。

创建飞书群组一般会用在什么场景？比如：

• 当创建一个新的项目时，可以自动创建一个对应的飞书群组，把项目成员拉到群组内。
• 当创建一个新的客户时，可以自动创建一个对应的飞书群组，方便与客户的沟通和协作。

那么以上内容，基本就涵盖了飞书多维表格自动化的全部功能了。你可以根据触发条件和执行操作，两者进行组合，并根据实际的需求，来配置一些自动化的操作。

四、学会看自动化流程运行日志

有时候你不知道流程运行成功了没，或者运行的时候出现了问题。

那么当你需要排查问题的时候，可以用到“运行日志”的功能

进入某个具体的自动化流程内，点击运行日志

这里你可以看到所有的流程运行情况

点击具体某一条查看详情

你可以看到每个节点运行的结果，状态，以及报错的信息

关于多维表格自动化的应用，就先介绍到这里，持续补充。。。